Compliance, ESG og bærekraft

Åpenhetsloven pålegger virksomheter å gjennomføre aktsomhetsvurderinger knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i leverandørkjeden.

Føyen har bistått en rekke virksomheter med å forstå og implementere lovens forpliktelser, utarbeide og gjennomgang av retningslinjer, kontraktsvilkår, code of conducts mv, bistand i forbindelse med krevende aktsomhetsvurderinger, etablering av systemer for å håndtere informasjonskrav, rådgivning ifm. innsynskrav. Føyens eksperter holder seg oppdatert på Forbukertilsynets praksis i spørsmål om loven, samt lovgivningsarbeidet i EU vedrørende aktsomhetsarbeid og bærekraftsrapportering.

Føyen samarbeider med Ignite Procurement AS for å kunne hjelpe deg og gjøre det enklere å oppfylle kravene åpenhetsloven stiller. Ignite er et ledende softwareselskap, som tilbyr en plattform for å utføre aktsomhetsarbeidet etter åpenhetsloven. Føyen bistår særskilt med det juridiske innholdet, blant annet utarbeidelse av maler som Ignite deler med betalende kunder. Ved å bruke plattformen, effektiviseres og struktureres arbeidet med å gjennomføre aktsomhetsvurderinger og overholde den årlige rapporteringsplikten. Ta kontakt for mer informasjon om samarbeidet.

UN Global Compacts ti prinsipper for et ansvarlig næringsliv fastsetter grunnleggende krav til ansvarlighet i verdikjeder. Disse prinsippene er i all hovedsak overensstemmende med The OECD Guidelines for Multinational Enterprises on Responsible Business Conduct. Kjernen i disse prinsippene er videreført i åpenhetsloven, men prinsippene har et noe videre dekningsområde enn åpenhetsloven.

Mange næringslivsaktører har møtt krav fra en kunde om å akseptere deres Code of Conduct eller lignende dokumenter. Disse er normalt bygget på prinsippene fra UN Global Compact og OECD og setter minimumskrav i verdikjeder.  Føyen bistår med både utarbeidelse av Code of Conduct samt rådgivning rundt forankring i organisasjon og implementering i verdikjeden. Vi bistår også med revisjoner av etterlevelse.

Føyens eksperter holder seg løpende oppdatert på EUs bærekraftlovgivning. Vi kan blant annet bistå med å vurdere når rapporteringsplikten inntreffer for ulike typer selskaper, forklare spesifikke rapporteringskrav og råd om implementering i selskapets årsrapport og styrets årsberetning.

Føyen kan også bistå i forbindelse med gap-analyse for å identifisere forskjeller mellom selskapets nåværende rapporteringspraksis og CSRD-kravene og gi råd om hvordan selskapet kan tilpasse seg de nye kravene på en måte som også gir strategiske fordeler.

Føyen kan bistå med innføring, revisjon av eller oppgraderinger av rutiner for hvitvaskingskontroll og KYC. Et sentralt premiss for arbeidet er forståelse av hvilke krav regelverket pålegger virksomhetene. Hvitvaskingsloven dekker ikke bare hvitvasking men også terrorfinansiering. Vi gir også råd om hvordan antihvitvaskingsvurderinger forsvarlig kan gjøres og hvordan disse kan dokumenteres, slik reglene krever. Fordi virkeligheten hele tiden endrer seg må virksomheten jevnlig oppdatere sine interne generelle risikovurdering for hvitvasking. Vurderingen påvirkes av markedet virksomheten opererer i, hvem virksomheten er og i hvilket omfang virksomheten leverer tjenester som kan brukes eller bidra til hvitvasking.

Føyen bistår klienter med integritetsundersøkelser (Integrity Due Diligence – IDD). Slike undersøkelser er viktig for at våre klienter skal ha nødvendig kunnskap om sine leverandører og samarbeidspartnere. IDD kan gjøres i forut for oppstart at av samarbeid med ny leverandør eller forretningspartner. Det kan også være aktuelt med slike undersøkelser ved anbudskonkurranser. Nivået IDDer skal legges på, må tilpasses situasjonen. Vi gjør søke i åpne kilder og sammenfatter funnene. Dette kan være tilstrekkelig eller det kan gi grunnlag for ytterligere undersøkelser. Ved behov samarbeider vi med advokater eller rådgivere i andre land for å få tilgang til lokal informasjon eller for å bedre forstå hva informasjonen vi har identifisert betyr. Vår ambisjon er alltid å sikre kunden god informasjon tilpasset behovet i hvert enkelt sakskompleks.

Føyen har omfattende erfaring med å bistå i komplekse saker som involverer kommunikasjon med ulike offentlige myndigheter. Vi legger vekt på å opprettholde en konstruktiv og effektiv dialog med tilsynsmyndigheter som Datatilsynet, Forbrukertilsynet og Arbeidstilsynet. Vår tilnærming sikrer at våre klienters interesser blir ivaretatt på en profesjonell måte.  Gjennom vår erfaring kan vi tilby skreddersydde løsninger som sikrer samsvar med gjeldende regelverk og fremmer gode relasjoner med offentlige instanser.

Virksomheter må etterleve en rekke rettslige krav og regelverk på ulike livsområder. Føyen bistår virksomheter og organisasjoner med å utarbeide systematiske styringssystemer som skal sikre at deres aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og kontrollers i samsvar med krav som følger av lover, forskrifter, standarder eller andre regelsett. Internkontrollen skal sørge for at virksomheten identifiserer kravene den er underlagt, identifiserer risikoområder og dokumenterer at virksomheten opptrer i samsvar med regelverket. Føyen bistår med kartlegging og etablering av rutiner og retningslinjer, herunder bistår med utformingen av prosedyrer for risikovurderinger, avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring.

Tilsynsmyndigheter kan ilegge gebyrer ved overtredelse av regulatoriske krav. Dette gjelder blant annet Datatilsynet og Forbrukertilsynet. For større virksomheter har størrelsen på gebyrene vært svært høye, og gebyrene mot vanlige norske virksomheter også er på vei oppover. Føyen har erfaringen som trengs for å vurdere om det er grunnlag for nedsettelse eller bortfall av gebyret og gi råd om hvilken fremgangsmåte som ev. er hensiktsmessig. Det er ikke sjeldent at tilsynsmyndighetene justerer størrelsen på gebyret etter innspill på varsel om vedtak. Føyen biståt kunder i forbindelse med varsel om vedtak og videre oppfølging av eventuelle vedtak fra tilsynsmyndigheter, samt med rådgivning, utforming av svar og annen myndighetskontakt.

Brudd på personopplysningssikkerheten er i personvernforordningen definert som «et brudd på sikkerheten som fører til utilsiktet eller ulovlig tilintetgjøring, tap, endring, ulovlig spredning av eller tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet må håndteres korrekt i virksomheten.» Slike avvik må håndteres i samsvar med personvernforordningen og interne retningslinjer. Behandlingen av oppdagede uønskede hendelser må dokumenteres og det skal vurderes hvorvidt det er behov for å melde avviket til andre virksomheter, til Datatilsynet og eventuelt til den registrerte som omfattes av avviket. Føyen bistår virksomheter når det oppstår uønskede hendelser tilknyttet personvern, informasjons- og cybersikkerhet.

Rettsregler knyttet til miljø og klima har praktisk betydning innenfor svært mange rettsområder, og reglene påvirker rettsposisjonen til juridiske og fysiske personer i stor grad. Det forventes at man er oppdatert på og etterlever regulatoriske krav for å sikre bærekraftig bruk av ressurser og ivaretakelse av miljøet. Mange selskaper er pålagt å rapportere om hvilken påvirkning virksomheten har på miljøet og hvilke tiltak som skal iverksettes for å begrense eller reversere et negativt miljøavtrykk. Etterlevelse av miljøretten vil dessuten ha stor betydning for omdømme og markedsposisjon, samt at både enkeltpersoner og selskaper kan holdes ansvarlige for brudd.

Miljøretten er kompleks og dynamisk, og relevante standarder kan variere mellom ulike bransjer og land. Det er nødvendig å holde seg oppdatert på grunnleggende prinsipper, relevant lovverk og eventuelle plikter som følger av miljøretten. Det oppstår ofte spørsmål om ansvar og risiko for forurensning og erstatning ved forurensingsskade, herunder ved kjøp og salg av eiendom eller bedrifter. Føyen bistår med nødvendig miljørettslig kompetanse slik at potensielle miljøutfordringer kan identifiseres, og at enkeltpersoner og selskaper kan sikre etterlevelse gjennom sitt virke.

Byggherreforskriften beskriver de plikter en byggherre har i bygge- eller anleggsprosjekter. Formålet er å sikre ivaretakelse av sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) på bygge- eller anleggsplassen. Forskriftens anvendelsesområde er relativt vidtrekkende, og kravene til SHA gjelder både for nye bygge- og anleggsprosjekter, samt ved større vedlikeholdsarbeider. Forskriften stiller krav til at byggherren skal gjennomføre en grundig planlegging av bygge- eller anleggsprosjektet, i tillegg til at arbeidet med SHA skal dokumenteres gjennom hele prosjektet. Føyen har lang erfaring fra arbeidet med byggherreforskriften og bistår aktører med å konkretisere pliktene som følger av forskriften, og utarbeide tilpassede rutiner for byggherren der formålet er at den enkelte på best mulig måte kan arbeide fremtidsrettet med SHA og HMS, samt sørge for at de lovpålagt kravene ivaretas.

Taksonomien er et regelverk som klassifiserer hvorvidt investeringer kan regnes som bærekraftige, og er en del av EUs initiativ for global bærekraftig utvikling. Regelverket, som nå er implementert i norsk rett, definerer kriterier for investeringers bidrag til blant annet reduksjon av klimagasser, sirkulærøkonomi og bevaring av naturmangfold. I tillegg pålegges selskaper underlagt CSRD å rapportere bærekraftsinformasjon i samsvar med taksonomien. I takt med taksonomien tilbyr banker og finansinstitusjoner grønn finansiering til prosjekter som fremmer bærekraftig utvikling.

Føyen bistår selskaper med å tilpasse seg disse reglene gjennom rådgivning, bærekraftsrapportering og compliance-tjenester. Med vår ekspertise kan din virksomhet sikre både compliance og utnytte mulighetene som taksonomien gir.

Ved offentlige anskaffelser gjelder det en rekke forskriftsfestede krav til både konkurransedokumentene og kontraktene. I konkurransefasen er det f.eks. i utgangspunktet krav om å ha klima- og miljøhensyn som et tildelingskriterium, men hvordan man utformer dette på en hensiktsmessig måte slik at man faktisk betaler for miljøvern og utslippskutt er vanskelig. I kontraktene må det tas inn bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår, pensjon, betaling av lønn, regulering av underleverandører, og ulike HMS-regler. Selv om dette er forskriftsfestede krav må de utformes og reguleres godt i hver enkelt kontrakt. I tillegg til kravene som offentlige oppdragsgivere har plikt til å innta, velger flere offentlige aktører å inkludere ytterligere krav og reguleringer innen miljø og arbeidsforhold, for å vise samfunnsansvar. Det kan da oppstå spørsmål om hvilke krav som er lovlig å inkludere og på hvilken måte. Det er ikke fritt frem, og konsekvenser av å gjøre feil kan for eksempel være at en pågående konkurranse må avlyses eller at det er grunnlag for klage og ev. rettslige skritt etter avsluttet konkurranse.

I takt med at ESG (Environmental, Social and Governance) og compliance får en stadig større plass i samfunnslivet, stilles det strengere krav til å avdekke og analysere relevante miljømessige, sosiale og forretningsetiske faktorer ved kjøp og salg av virksomheter. Myndighetene har skjerpet de lovfestede regulatoriske kravene til virksomhetspraksis, og compliance-faktorer har stor betydning for investorinteressen og omdømmet til selskapet. For å sikre langsiktig verdi ved transaksjoner og oppkjøp, kreves derfor en grundig selskapsgjennomgang der ESG og compliance står sentralt. Føyen tilrettelegger for at relevante risikofaktorer identifiseres tidlig i due diligence-prosessen. Vi bistår dessuten med å vurdere hvilken innvirkning eventuelle risikofaktorer har på transaksjonen.

Regler om eksportkontroll og eksportforbud, straffeloven, hvitvaskingsloven, åpenhetsloven og arbeidsmiljøloven pålegger virksomhetene en rekke krav. For å forsvarlig kunne etterleve disse pliktene må virksomheten ha oppdatert kunnskap om reglene samt innføre rutiner som sikrer etterlevelse og adekvate risikovurderinger i den daglige driften. Føyen bistår med utarbeidelse av rutiner og oppdatering av rutiner basert på oppdatert kunnskap om regelverket herunder vurderinger av i hvilken utstrekning de enkelte regler gjelder for virksomheten. Vi ser også at utenlandske kunder og samarbeidspartnere i større grad enn tidligere krever at norske bedrifter fremlegger rutine og etterlevelsesdokumentasjon.  For norske virksomheter vil det normalt være etisk og forretningsmessig riktig å utarbeide anti-korrupsjonsrutiner og interne regler, selv om norsk straffelov strengt tatt ikke tvinger norske bedrifter til dette.

Føyens eksperter holder kurs for styremedlemmer, ledere, tillitsvalgte og ansatte innenfor et bredt spekter av compliance-relaterte emner.

For eksempel holder vi obligatoriske kurs og workshops om HMS, byggherreansvar og særskilte sikkerhetsforskrifter. Vi tilbyr skreddersydde løsninger tilpasset virksomhetens behov og eksisterende kompetanse i organisasjonen.