Personvernerklæring for Advokatfirmaet Føyen AS

Føyen er opptatt av å håndtere og beskytte dine personopplysninger på en trygg måte. Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Denne personvernerklæringen er ment å hjelpe deg å forstå hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi behandler personopplysninger, hvordan de behandles, når de samles inn og hvilke rettigheter du har knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Managing Partner i Advokatfirmaet Føyen AS, org 885 719 392, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger virksomheten behandler. Henvendelser om Føyens behandling av personopplysninger sendes til personvern@foyen.no

1. FORMÅLENE MED BEHANDLINGEN  AV PERSONOPPLYSNINGER

Behandlingen av personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen er nødvendig for at vi som advokatvirksomhet skal oppfylle de forpliktelser vi har påtatt oss som leverandør av juridiske tjenester, herunder oppdrag og tjenesteavtaler, samt for kundeadministrasjon, kundepleie og fakturering. I tillegg behandler vi personopplysninger i forbindelse med markedsaktiviteter og jobbsøknader.

Føyen er pliktig til å foreta kundekontroll etter hvitvaskingsloven. Som ny kunde ber vi deg for eksempel om personopplysninger som navn, fødselsnummer, e-postadresse og telefonnummer. Videre kan det kreves tilleggsinformasjon for å holde opplysningene oppdatert eller for å kontrollere at opplysningene vi samler inn er korrekte.

Før vi aksepterer oppdrag fra klienter, bruker vi klienters og potensielle klienters kontaktopplysninger for å utføre en uavhengighetskontroll.

 

2. INFORMASJON VI SAMLER INN OG KILDENE

Vi samler inn personopplysninger direkte fra deg, eller så samles de inn i forbindelse med bruk av våre tjenester og de tjenester vi yter. I andre tilfeller kan de også innhentes fra offentlige tilgjengelige registre som Foretaksregisteret, Brønnøysundregistrene mm.

Som behandlingsansvarlig behandler vi personopplysninger om personer som har befatning med saker vi jobber med (for eksempel klienter, kontaktpersoner hos klienter og andre parter), kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere, deltakere på arrangementer og webinarer, nyhetsbrev og brukere av våre tjenester.

Ved enkelte juridiske tjenester vil vi få tilgang til personopplysninger om parter eller andre personer som er en del av saken. Øvrig informasjon om motparter og ansatte hos motparter vil også kunne behandles i forbindelse med saker.

 

3. HVORDAN VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGENE

3.1. BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER RELATERT TIL VÅRE TJENESTER

3.1.1. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER VI BEHANDLER

I forbindelse med saksarbeid kan vi motta ulike opplysninger, herunder klientens ansatte, eiere, motparter, vitner, motpartens advokater, ansatte hos motpart og andre som er berørt av saken.

Relatert til våre tjenester samler vi inn følgende personopplysninger om deg:

  • Navn/kontaktnavn
  • Fødselsdato/personnummer
  • Adresse
  • E-post
  • Telefonnummer
  • Selskap

Vi samler også inn helt generelt informasjon om deg som er relatert til og nødvendige for de tjenester vi yter til våre klienter. I enkelte saker kan vi også motta særlige kategorier opplysninger slik som helseopplysninger eller opplysninger om fagforeningsmedlemskap, enten direkte fra klienten selv eller fra lege/forsikringsselskap m.m.

 

3.1.2. FORMÅL

Vi bruker dine personopplysninger til å oppfylle rettslige og avtalemessige forpliktelser, samt å gi rådgivning og tjenester innenfor våre forretningsområder.

 

3.1.3.  BEHANDLINGSGRUNNLAG

Føyen behandler personopplysninger når vi yter våre tjenester med grunnlag i:

  • At det er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, (jf. GDPR Artikkel 6(1) b.)
  • Å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler Føyen (jf. GDPR Artikkel 6(1) c.),

eller

  • Berettigede interessene som forfølges av Føyen eller en tredjepart, med mindre den det angår innehar interesser, rettigheter eller friheter som går foran og krever vern av personopplysninger (jf. GDPR Artikkel 6(1) f.) De berettigede interessene i denne sammenheng er å levere juridiske tjenester og etablere klientforhold.
  • GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven av 15. juni 2018 § 11. Behandling av særlige kategorier opplysninger vil ha dette som behandlingsgrunnlag i de tilfeller det er aktuelt.

 

3.2. PERSONOPPLYSNINGER KNYTTET TIL JOBBSØKERE

3.2.1. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER VI BEHANDLER

Behandling av personopplysninger knyttet til jobbsøkere er behandlet i egen personvernerklæring hos vår samarbeidspartner CVideo. CVideo sin personvernerklæringen finner du på https://www.cvideo.no/personvern.

Relatert til jobbsøknader samler vi inn følgende personopplysninger:

  • Navn og adresse
  • Personnummer
  • E-post
  • Telefonnummer
  • CV
  • Karakterutskrifter
  • Referanser

 

3.2.2. FORMÅL

Formålet med å behandle personopplysninger i rekrutteringssammenheng er for å kunne evaluere og rekruttere nye egnede ansatte til virksomheten. I tillegg samles opplysningene for å kunne vurdere om kandidaten er relevant for den aktuelle stillingen.

 

3.2.3. BEHANDLINGSGRUNNLAG

Føyen behandler personopplysninger i forbindelse med jobbsøknader og traineeopphold med grunnlag i:

  • Oppfylle en avtale med den det gjelder eller for å gjennomføre tiltak på dennes anmodning før avtaleinngåelse, jf. GDPR Artikkel 6(1) b.
  • Samtykke fra personen som søker på stillingen eller traineeoppholdet, jf. GDPR Artikkel 6(1) a.

 

3.3. BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER for MARKEDSFØRING, INFORMASJON OG STATISTIKKFORMÅL

3.3.1. HVILKE PEROSNOPPLYSNINGER VI BEHANDLER

3.3.1.1.   GENERELT

I forbindelse med webinarer, arrangementer og nyhetsbrev behandler vi personopplysninger. Vi behandler følgende opplysninger:

  • Kontaktinformasjon, navn, e-postadresse, telefonnummer, stilling og arbeidssted.
  • For studenter samler vi også inn informasjon om studiested og studieprogresjon.

 

3.3.1.2. NYHETSBREV OG SEMINARINVITASJONER

Føyen sender jevnlig ut nyhetsbrev, seminarinvitasjoner og andre relevante nyheter via e-post til sine kunder og kontakter som har samtykket til dette. For at vi skal kunne sende e-post ber vi om kontaktopplysninger i form av navn, arbeidsgiver og e-post adresse. Opplysninger samles inn gjennom jevnlig kundekontakt, som ledd i å levere våre tjenester, samt at personer selv melder seg på våre nyhetsbrev, eller gjennom deltakelse på våre seminarer, og gir samtykke til å motta disse.

Det er frivillig å motta nyhetsbrev og annen informasjon fra Føyen. Du kan derfor når som helst melde deg av våre nyhetsbrev og seminarinvitasjoner. I alle nyhetsbrev og seminarinvitasjoner er det oppgitt en lenke til avmeldingsside hvor hver enkelt selv kan melde seg av.

Apsis er databehandler for Føyens nyhetsbrev og seminarinvitasjoner. Alle kontaktopplysninger oppgitt ved registrering lagres i en egen database. Vi behandler alltid opplysningene konfidensielt og deler aldri opplysningene med andre. Opplysningene slettes når du melder deg av våre e-post utsendelser og/eller om vi får tilbakemelding om at e-posten ikke lenger er aktiv. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon.

Føyen bruker påmeldingsløsningen til Apsis ved påmelding til seminarer og kurs i vår regi. I denne løsningen kan du melde deg på våre seminarer og kurs ved å oppgi navn, arbeidsgiver, stillingstittel og e-post. Dette er informasjon vi innhenter med formål i kurs og seminaradministrasjon/-koordinering, for eksempel ved utsendelse av påmeldingsbekreftelser eller kursmateriell, produksjon av navneskilt og for å kunne innhente kursavgift. Ved betalte seminarer og kurs vil vi i tillegg be om fakturadresse ved påmelding. Personopplysninger som er samlet inn og lagret for å administrere seminarer og kurs blir oppbevart og behandlet så lenge det er behov og vil slettes så snart formålet for behandling ikke foreligger lenger.

 

3.3.2. FORMÅL:

Formålet med behandlingen av personopplysninger i forbindelse med markedsaktiviteter er kunne følge opp klienter, studenter og de som har samtykket i å motta informasjon fra oss via våre kanaler. Opplysningene brukes også med det formål å kunne gi informasjon.

 

3.3.3. BEHANDLINGSGRUNNLAG:

Føyen behandler personopplysninger i forbindelse med markedsaktiviteter med grunnlag i:

  • Samtykke til å motta nyhetsbrev, jf. GDPR artikkel 6(1) a.
  • Berettigede interesser i å følge opp klienter, ansatte hos klienter og studenter, jf. GDPR artikkel 6 (1) f.

 

3.4. INFORMAJONSKAPSLER

Føyen benytter informasjonskapsler (cookies) på nettsiden foyen.no. Generelt er en Cookie en liten fil som lagres på datamaskinen din og som bidrar til å at nettsiden skal fungere optimalt. Vi benytter oss kun av nødvendige/funksjonelle Cookies som sørger for at nettsiden skal fungere som den skal.

Cookies vi samler inn er:

  1. wordpress_test_cookie: WordPress setter denne Cookien når du går inn på siden. Cookien brukes til å sjekke om nettleseren er innstilt på å akseptere eller avslå Cookies. Denne Cookien er teknisk og slettes etter du forlater nettstedet.
  2. wp-settings-1, wp-settings-time-1: WordPress bruker denne Cookien for å tilpasse hvordan brukeren ser brukergrensesnittet på siden. Denne Cookien er teknisk og slettes etter 1 år.

Ved å gå inn og hente informasjon og/eller benytte tjenester på foyen.no samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser – i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer Cookies. Det samles ikke inn personopplysninger ved bruk av våre Cookies.

Ønsker du å slette cookies fra din nettleser kan du lese mer om dette her.

3.5. SPØRREUNDERSØKELSER

Føyen bruker Questback til å gjennomføre spørreundersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og en eventuell besvarelse behandles kun opp mot det angitte formålet. Undersøkelsene som blir sendt ut er i utgangspunktet aldri anonyme med mindre dette blir oppgitt spesielt. Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Føyen samle inn noe informasjon som kan kobles til deg som enkeltperson.

 

3.6. SOSIALE MEDIER

3.6.1. GENERELT

Vi har en bruker og side på Facebook. På Facebooksiden mottar vi opplysninger om aktiviteten på siden. På Føyens Facebook-side samles det inn personopplysninger via det de registrerte skriver, likes og data Facebook observerer om den registrertes bruk av sidene. Dataene analyseres gjennom Facebooks tjeneste Sideinnsikt, og presenteres for Føyen som statistikk. Se nærmere informasjon om Sideinnsikt her: https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data. Sideinnsikt kan gi Føyen informasjon om hvor mange som har sett innlegg, hvem som har likt, delt og kommentert, reaksjoner på innlegg, demografi og blir presentert som statistikk. Brukeren er opprettet i tråd med retningslinjene til Facebook og Føyen har ikke tilgang på data som behandles som en del av hendelsene, kun den aggregerte sideinnsikten.

 

3.6.2. FELLES BEHANDLINGSANSVAR MED FACEBOOK

Føyen har felles behandlingsansvar med Facebook Irland for behandling av personopplysninger nødvendig for Sideinnsikt på Facebook-sidene. Behandlingsansvaret utøves i en avtale mellom Føyen og Facebook som kan leses her: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

 

3.6.3. FORMÅL OG BEHANDLINGSGRUNNLAG

Formålet bak behandlingen er Føyens interesse i å benytte dataene og statistikken til å nå ut så bredt som mulig og til de som følger Føyens virksomhet.

Behandlingsgrunnlaget er den berettigede interessen i å drive kommunikasjon med brukere av Facebook og Føyens Facebook-sider, jf. GDPR artikkel 6(1) f. Dersom en registrert kommer med politiske ytringer på Føyens Facebook-side, er behandlingsgrunnlaget for dette GDPR artikkel 9(2)e.

 

3.6.4. RETTIGHETER

Føyen lagrer ikke personopplysninger som behandler gjennom Facebooks sideinnsikt. Gjennom Facebooks Data Policy: https://www.facebook.com/about/privacy/update finner du informasjon om rettighetene du som Facebook-bruker har, herunder rett til innsyn, retting, sletting, rett til å protestere, rett til å be om begrensning, rett til dataportabilitet og retten til å klage til tilsynsmyndighet.

 

4. DELING AV INFORMASJON TIL TREDJEPARTER

Personopplysninger som Føyen er behandlingsansvarlig for, deles ikke med tredjeparter, med unntak av utlevering som følger av en lovpålagt forpliktelse som Føyen er underlagt, som for eksempel skattemyndigheter og tilsynsmyndigheter.

 

5. INFORMASJONSSIKKERHET OG LAGRINGSTID

Føyen har iverksatt organisatoriske og tekniske tiltak for å sørge for at dine personopplysninger behandles sikkert og i henhold til krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet i gjeldende personvernlovgivning. Personopplysningene vi oppbevarer om deg slettes nå det ikke lenger er behov ut ifra formålene de ble innsamlet for.

Alle ansatte i Føyen er underlagt taushetsplikt i henhold til arbeidsavtalen.

Personopplysninger som Føyen er behandlingsansvarlig for lagres så lenge du har en relasjon til Føyen. Ved opphør av kundeforholdet vil Føyen slette personopplysningene. Vi kan likevel beholde dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser, og i henhold til krav til oppbevaringstid i lover og forskrifter.

 

6. DINE RETTIGHETER

Du kan be om innsyn i de personopplysninger vi har registrert om deg, så fremt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. Du kan også be om retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning. I tillegg kan du trekke tilbake et samtykke til behandling av personopplysninger, dersom behandlingen er basert på samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake ved å rette en henvendelse til oss om dette. Du har også rett på dataportabilitet og vil i noen tilfeller ha rett til å kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har gitt oss.

Forespørsler om rettigheter nevnt over sendes per e-post til: personvern@foyen.no. Føyen skal svare så snart som mulig og senest 30 dager etter å ha fått henvendelsen. Hvis særlige forhold gjør det umulig å svare innen 30 dager, skal Føyen gi en tilbakemelding som inkluderer begrunnelse for forsinkelsen og informasjon om forventet tidspunkt for svar. Føyen kan beholde dine personopplysninger for å oppfylle våre juridiske forpliktelser og håndheve våre avtaler.

Dersom du mener Føyen ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningslovgivningen, har du rett til å sende klage til Datatilsynet som tilsynsmyndighet.

 

7. ENDRINGER TIL PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi forbeholder oss retten til å justere og tilpasse denne personvernerklæringen, for eksempel ved endrede regulatoriske krav. Vår til enhver tid oppdaterte personvernerklæring vil være publisert på www.foyen.no.