Når bør partene tenke på tilbakelevering?
Det er et gjentagende problem at partene burde ha tenkt på tilbakelevering på et langt tidligere tidspunkt. Etter vårt syn bør partene fokusere på tilbakelevering allerede ved kontraktsinngåelse.
Ved kontraktsinngåelsen kan mye gjøres for å dempe risikoen for tvist når leieobjektet skal tilbakeleveres. Leieavtalen bør klart og tydelig beskrive partenes rettigheter og plikter i leietiden. Et eksempel på en plikt som kan føre til konflikt ved tilbakelevering er partenes vedlikeholdsplikt. Hvis det er klart for begge parter i hvilken grad de skal vedlikeholde leieobjektet, demper man risikoen for tvist om vedlikeholdet har vært mangelfullt utført i leietiden og krav begrunnet i leieobjektets tilstand. Videre bør leieavtalen spesifisere leieobjektets standard når overlevering skal skje. Dette er viktig både for å gi leietaker riktige forventninger til leieobjektets standard ved overtakelse og ikke minst viktig som hjelpemiddel for å avklare referansestandarden når leieobjektet skal tilbakeleveres ved leieforholdets opphør.
Ved utleie av næringsbygg er klarhet i leieavtalen spesielt viktig. Grunnen til dette er at avtaler mellom næringsdrivende skal tolkes objektivt. Banker, kjøpere og andre tredjeparter må kunne stole på at det er det som står i leieavtalen som gjelder og man vil normalt ikke bli hørt med at partene har ment noe annet enn det som følger naturlig av leieavtalens ordlyd. Det er også viktig å huske på at de involverte personene kan ha endret seg mellom kontraktsinngåelsen og tilbakelevering, noe som gjøre det vanskelig å få avklart faktiske forhold nå tilbakelevering skal skje flere år etter kontraktsinngåelsen.
Ved overtakelse bør leieavtalen suppleres med en overtakelsesprotokoll signert av begge parter. I protokollen angis ofte eventuelle mangler forholdsvis kortfattet. For å dokumentere leieobjektets tilstand, anbefaler vi at partene og sørger for å lagre bilder og eventuelt videoer som supplement til protokollen. I mange tilfeller vil det også være fornuftig å engasjere en teknisk sakkyndig som kan utforme en tilstandsrapport for å dokumentere leieobjektets standard og tilstand ved leietakers overtakelse. Slike dokumenter vil klarlegge leieobjektets referansestand slik at man har noe å måle mot ved tilbakeleveringen, og således redusere risikoen for uenigheter om referansepunket ved tilbakeleveringen.
Under leieperioden er det flere ting partene kan gjøre for å dempe risikoen for tvist. Kommunikasjon med leietaker, veiledning og eventuelt også befaringer under leieforholdet kan bidra til å oppdage avvik fra riktig vedlikehold og eventuelle andre problemer med leieobjektet. Opprettelse av en vedlikeholdsplan som beskriver hvilket vedlikehold leietaker bør besørge utført vil kunne bidra til at det faktisk blir utført riktig vedlikehold med riktige intervaller, og således dempe risikoen for uenigheter ved leieforholdets opphør. For leietaker er det viktig å kunne dokumentere utført vedlikehold for å kunne vise hva som er blitt gjort, når og av hvem. Serviceavtaler og faktura fra utførende håndverkere er typisk dokumentasjon som etterspørres når utleier mener at leietaker ikke har tilbakelevert leieobjektet i kontraktsmessig stand. Dokumentasjon som viser hva som har vært gjort fra overtakelse til tilbakelevering kan således være et godt hjelpemiddel for å unngå tvister ved tilbakeleveringen.
I god tid før man foretar tilbakelevering bør det foretas en forbefaring, der partene går over leieobjektet og klargjør hva som må gjøres for at leieobjektet skal være i riktig stand til tilbakeleveringen. Dette gjør tilbakeleveringen mer forutsigbar ved at man får kontroll på behovet, omfanget, og kostnadene av eventuelle tiltak. Partene kan da oppfylle sine plikter før tilbakelevering, og man slipper eventuelle krav etter tilbakeleveringen.
På alle stadier i leieforholdet er det viktig å tenke på tilbakelevering og de problemene som kan oppstå. Et slikt fokus kan bidra til å senke risikoen for tvist og problemer tilknyttet tilbakeleveringen.
Leietakers plikter ved tilbakelevering, herunder utleiers krav ved mangler
Ved tilbakelevering har leietaker tre overordnede plikter.
For det første skal leietaker i tiden før tilbakeleveringen gi leiesøkende adgang til leieobjektet. Utleier må i rimelig utstrekning kunne gjennomføre visninger med potensielle nye leietakere.
For det andre skal leietaker tilbakelevere til rett tid. Dette er normalt ved utløpet av den fastsatte leietiden, eventuelt ved utløpet av oppsigelsestiden. Ved heving, tvangsfravikelse eller konkurs blir tilbakeleveringstidspunktet annerledes enn det som står i leieavtalen.
For det tredje stilles det krav til leieobjektets tilstand. Utgangspunktet er at leieobjektet skal være ryddet, rengjort og i samme stand som ved overtakelse. I avgjørelsen av hva som er «samme stand» vil en godt utformet leieavtale, overtakelsesprotokoll, bilder og eventuelt tilstandsrapport kunne avklare referansestandarden. Dette vil redusere risikoen for uklarheter og tvist rundt hvilken standard leieobjektet hadde ved overtakelsen. Standardreduksjon som kan karakteriseres som alminnelig slit og elde er noe utleier normalt må akseptere.
Normal slit og elde er slitasje som fremkommer som generell aldring av bygningsdeler/ overflater, og slitasje som oppstår mellom intervallene av et ellers godt utført periodisk vedlikehold. Dette må vurderes konkret, der leieforholdets varighet og den kontraktsmessige bruken vil være aktuelle momenter. I standard leieavtale er det en forutsetning for fritak fra normal slitasje at leietaker har ivaretatt sin vedlikeholdsplikt. Utleier kan heller ikke påberope mangler som han selv skulle ha utbedret, for eksempel fordi det faller under hans egen utskiftnings- eller vedlikeholdsplikt.
Disse utgangspunktene kan fravikes ved avtale. Dersom leieobjektet eksempelvis skal rives etter leieforholdets opphør kan man avtale at leieobjektet kan tilbakeleveres i dårligere stand enn det som følger av husleieloven og standard leieavtale. Partene kan også avtale strengere krav til leietaker. Eksempelvis kan det avtales at det ikke aksepteres standardreduksjon for alminnelig slit og elde, at leieobjektet skal tilbakeleveres i nyoppusset stand eller at leietaker skal oppgradere leieobjektet i løpet av leietiden. Det er viktig å være klar over at utleier må ha hjemmel i leieavtalen for å kunne kreve at leieobjektet tilbakeleveres i bedre stand enn da leietaker overtok leieobjektet.
Dersom leietaker tilbakeleverer leieobjektet mangelfullt, kan dette aktualisere en rekke krav fra utleier. Utleier kan kreve erstattet nødvendige utgifter for å sette leieobjektet i den stand utleier har krav på etter leieavtalen, det vil normalt si rydding, rengjøring, utbedring av mangler og tilbakeføring av endringer utført av leietaker i leieperioden. Høyesterett har i en sak fra 2019 fastslått at utleiers krav basert på husleieloven er å anse som et erstatningskrav og at utleier derfor må påvise et økonomisk tap. I standard leieavtale er det inntatt en bestemmelse som gir utleier et berettiget krav uavhengig av leieobjektets bruk etter fraflytting.
Det er viktig at utleier reagerer raskt og reklamerer innen «rimelig tid» etter at han oppdaget eller burde ha oppdaget mangelen. Reklamasjonsfristens lengde kan variere, men kan være svært kort. I den forrige husleieloven var reklamasjonsfristen 14 dager og klare mangler bør derfor reklameres på ved tilbakeleveringsbefaringen eller svært kort tid etter.
Oppsummering
Det oppstår til stadighet tvister ved tilbakelevering av leieobjekt og vår erfaring er at mange av tvistene kunne vært unngått dersom partene hadde hatt fokus på tilbakelevering allerede ved kontraktsinngåelse og i hele leieperioden. For å begrense risikoen for tvist bør partene sørge for en klar leieavtale med tydelig plassering av hvilke plikter partene har, samt god dokumentasjon for leieobjektets tilstand ved overtakelse og hvilket vedlikehold leietaker har utført i leieperioden. Det er også en stor fordel om partene har god kommunikasjon, etablerer gode rutiner og at utleier veileder leietaker med tanke på løpende vedlikehold. Forbefaring før tilbakelevering vil skape større forutberegnelighet og i mange tilfeller konsensus om hva som må til for at leieobjektet kan bli i kontraktsmessig stand ved tilbakelevering, men det er viktig at de avholdes i god tid i forveien slik at leietaker har tilstrekkelig tid til å utbedre avvik, eventuelt at partene kan fremforhandle et frikjøpsbeløp.
Artikkelen er skrevet av:
Partner Jacob Solheim og trainee Fredrik Heslien fra Advokatfirmaet Føyen, og Nils-Erik Christiansen som er partner i BER Bygg og eiendomsrevisjon.
Les artikkelen i Estate her.
