Koronavirusutbruddet har skapt behov for midlertidig innkvartering av ulik sort. Sykehjem innkvarterer beboere på hotell for å forberede mottak av koronasyke pasienter, og hoteller tilbyr rom og lokaler til bruk som hjemmekontor, karantenebolig og barnehage.
En gradvis «gjenåpning» av samfunnet vil trolig medføre et økt behov for alternative botilbud i tiden fremover, både for mennesker som bor på offentlige institusjoner og for private som av ulike grunner må eller bør bo adskilt fra andre i en avgrenset periode.
Det er verdt å merke seg at mange av avtalene om innkvartering på hoteller og lignende overnattingssteder, avhengig av avtaleforholdets art, vil kunne falle utenfor husleielovens virkeområde. På denne bakgrunn er det ekstra viktig å bruke tid på å lage en praktisk anvendbar og dekkende avtale før oppholdets start.
Til tross for at utarbeidelse av avtaler om bruk av hoteller eller andre private bygg for innkvartering alltid vil kreve en viss grad av skreddersøm, er det mulig å peke på noen generelle bestemmelser og spørsmål som normalt bør reguleres i denne typen avtaler.
Innkvarteringsstedet – fleksibilitet med hensyn til plass og innredning
Brukerens plassbehov vil variere stort ut ifra formålet med avtalen. En privatperson med behov for karantenebolig vil ofte kun være interessert i ett rom, mens en helseinstitusjon kan ha behov for et flertall av rom til beboere, tilgang til fellesarealer, lagerarealer for oppbevaring av utstyr samt pause- og overnattingsrom til ansatte. Parkeringsdekning kan også være sentralt for brukerne.
Det vil kunne være aktuelt å avtale en opsjon på utvidelse av innkvarteringsarealet med kort varsel, dersom økt behov skulle melde seg underveis i avtaleperioden.
Dersom brukeren har særskilte behov hva gjelder innredning, bør det reguleres i avtalen hvem som har ansvar for rydding av rom og installasjon av eventuelt spesialutstyr- og møblement. Dette kan typisk være aktuelt ved innkvartering av pleietrengende med behov for justerbar seng o.l.
Ansvar for bruk
Avtalen bør inneholde en klar bestemmelse om den forutsatte bruken av arealene, og hvilken part som har ansvar for at den konkrete bruken av bygget samsvarer med reglene i med plan- og bygningsloven.
Dersom ønsket bruk ikke samsvarer med godkjent bruk, må det søkes om bruksendringstillatelse.
Det er verdt å merke seg at det er vedtatt en midlertidig forskrift som gjør det mulig for kommuner å gjøre unntak fra søknadsplikt for midlertidig bruksendring og plassering av bygninger som skal brukes til helse- og omsorgstjenester, mv. Slike vedtak skal fattes i løpet av 5 dager. Det er også gjort unntak fra en del tekniske krav i forbindelse med slike tiltak.
Bruken av bygget kan også ha betydning for håndtering av merverdiavgift.
Avtalens varighet
Behovet for innkvartering gjelder gjerne for en begrenset avtaleperiode. I praksis vil det ofte være behov for innkvartering i alt fra to uker til noen måneder, avhengig av brukeren.
Partene kan enten velge å angi en bestemt avtaleperiode, med eller uten oppsigelsesadgang, eller inngå en tidsubestemt avtale med oppsigelsesadgang. Oppsigelsesfristen må tilpasses partenes situasjon.
Velger partene å avgrense varigheten til en bestemt periode, kan brukeren sikre større grad av fleksibilitet gjennom en forlengelsesopsjon på nærmere vilkår.
Servicetilbud – servering og renhold
Partene bør på forhånd avklare hvem som har ansvar for å levere sengetøy, håndklær, vask og renhold, i tillegg til å etablere særskilte rutiner for smittevern. Dersom arealene skal rengjøres på en spesiell måte før oppholdets start, bør dette spesifiseres i avtalen.
Videre er det viktig med en regulering knyttet til tilbereding og servering av måltider. Enkelte helseinstitusjoner har gjerne allerede en løpende avtale om ekstern leveranse av ett eller flere måltider i løpet av dagen, som i så fall må koordineres mellom avtalepartene.
Beregning av vederlag
Det finnes ulike modeller for beregning av vederlaget for innkvartering. Et alternativ er å fastsette en døgnpris per rom eller alternativt per person. Videre kan det være grunnlag for å tilby ulik pris for hel- eller halvpensjon, i tillegg til at det i enkelte avtaleforhold kan være aktuelt å differensiere prisen for henholdsvis beboere, pasienter og eventuelle ansatte.
Bruk av særskilte fasiliteter som dusjanlegg og treningsrom kan eventuelt belastes etter bruk.
Ansvar for vedlikehold, skader mv.
Ettersom innkvarteringsperioden er begrenset, er det både praktisk og naturlig at eier av bygget har ansvar for ordinært vedlikehold og normal slitasje i bygget.
Like fullt er det naturlig at brukeren må erstatte skader som eksempelvis skyldes brukerens egne tilpasninger/innredning eller hærverk i avtaleperioden.
Forsikring, HMS, lønns- og arbeidsvilkår
Avtalen bør regulere hvem av partene som har ansvar for forsikring av henholdsvis bygg og innbo. Det vanlige er at eier forsikrer bygg og eget innbo. Dersom brukeren har medbrakt verdifullt utstyr eller møblement, bør det avtales hvem som skal forsikre dette i avtaleperioden.
Dersom eier av bygget tilbyr servicetjenester ved bruk av egne ansatte, kan det være grunn til å innta en regulering av ansvar for yrkesforsikring, HMS-krav og etterlevelse av arbeidsmiljølovens regler. Spesielt offentlige instanser vil være opptatt av slike reguleringer i avtalen.
Taushetsplikt
I enkelte avtaleforhold kan det være behov for en særskilt bestemmelse om taushetsplikt. Pasienter med rettigheter etter pasient- og brukerrettighetsloven og/eller helse- og omsorgstjenesteloven har eksempelvis et særlig vern mot spredning av personopplysninger.
