I forrige nyhetsbrev ble det gitt en enkel oppdatering på hvor vi er i korona-situasjonen innenfor arbeidsrettens område. Vi reiste da blant annet noen spørsmål om hjemmekontor som vi vil gå nærmere inn på her.
Krever hjemmekontorordningen en skriftlig avtale med de ansatte?
Dersom hjemmekontor kun brukes sporadisk, er det ikke nødvendig for arbeidsgiver å inngå skriftlig avtale om dette med arbeidstaker. Men når hjemmekontor derimot blir «normalsituasjonen», er arbeidsgiver nødt til å inngå en skriftlig avtale med arbeidstaker om arbeid hjemmefra. Denne skriftlige avtalen vil inngå som et vedlegg til den alminnelige arbeidsavtalen.
Hva bør en skriftlig avtale om hjemmekontor inneholde?
En skriftlig avtale om hjemmekontor bør minimum inneholde:
- omfanget av hjemmearbeidet
- arbeidstid for hjemmearbeidet
- eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
- dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
- eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
- eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
- eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
- eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter
Rent praktisk kan dette gjøres ved at det inntas et enkelt vedlegg til arbeidsavtalen hvor det avtales hjemmekontor, men at de øvrige elementene fremgår av dynamiske retningslinjer.
Hvordan skal arbeidsgiver oppfylle lovens krav om å holde oversikt over ansattes arbeidstid?
Det vil ofte være utfordrende for arbeidsgivere å følge opp arbeidstidsreglementet for arbeidstakere på hjemmekontor. Det er imidlertid slik at flere av bestemmelsene om arbeidstid i arbeidsmiljøloven ikke gjelder når arbeidstakeren har inngått en skriftlig avtale om arbeid hjemme. Unntaket gjelder kun de arbeidstakerne som fast arbeider hjemme. Der det er snakk om delvis arbeid hjemme eller mer tilfeldig bruk av hjemmekontor, vil arbeidstidsreglene i arbeidsmiljøloven gjelde som normalt. Ettersom blant annet arbeidsmiljøloven § 10-5 om gjennomsnittsberegning ikke gjelder for arbeidstakere på fast hjemmekontor, bør arbeidsgivere som ønsker at arbeidstakeren skal arbeide innenfor den normale arbeidstiden avtale dette særskilt.
Hvordan skal kravene til et forsvarlig arbeidsmiljø og internkontroll håndteres?
For arbeidsgivere må hjemmekontorordningen prioriteres på lik linje med annet HMS-arbeid (internkontroll) i virksomheten, hvilket medfører blant annet at arbeidsmiljøet må kartlegges, risikovurderes og at arbeidet må følges opp. Et sentralt poeng under oppfølging av arbeidstakeren, er å skape en god og åpen dialog som substitutt for den manglende fysiske og daglige interaksjonen på arbeidsplassen. Selv om arbeidstaker avholder avdelingsmøter på jevnlig basis, er det likevel viktig at det også settes av tid til å ha samtaler på tomannshånd med den enkelte arbeidstaker.
I hvilken grad skal arbeidsgiver dekke kostnader til utstyr og lignende på hjemmekontoret?
I den skriftlige avtalen skal det avtales hva slags utstyr som brukes på hjemmekontoret og hvem som er ansvarlig for drift og vedlikehold av utstyret. Der det er behov for en mer permanent installasjon og innredning av hjemmekontor, bør nok arbeidsgivere oppstille noen klare kriterier som må være oppfylte for at arbeidsgiver skal dekke kostnadene av dette.
Torsdag 22. oktober holder vi webinar om temaet – for mer informasjon:
Personaloppfølging i koronaens tid – utfordringer og muligheter
