Det er klart definert i de ulike norske standarder (NS) som benyttes mellom entreprenør og byggherre hvorledes overtakelse skal skje. Det er entreprenøren som skal sørge for at det innkalles til overtakelsesforretning og det skal føres protokoll. Reglene burde være enkle å forholde seg til, men likevel dukker problemstillingene om og når overtakelse har skjedd ikke sjelden opp.
Entreprenøren bærer risikoen for at det eventuelt ikke foreligger dokumentasjon på at overtakelsesforretning er avholdt. Overtakelse utløser en rekke rettigheter og plikter mellom partene. Både dagmulkt, risikoens overgang, forsikringen av kontraktsgjenstanden, reklamasjons- og foreldelsesfrister og bestemmelser om sluttoppgjøret er knyttet opp til overtakelsestidspunktet. Konsekvensene av uklarheter med hensyn til om overtakelse er gjennomført og når overtakelse er gjennomført kan være store.
Den klassiske situasjonen er at entreprenøren mener han ikke har fått det oppgjør han har krav på, mens byggherren på sin side er uenig i dette og mener dessuten at han har krav på utbedring eller kompensasjon for mangler ved kontraktsarbeidet. Det viser seg så at det aldri er gjennomført en formell overtakelsesforretning. Byggherren anfører da at overtakelse ikke er gjennomført og at entreprenøren heller ikke hadde anledning til å sende sluttfaktura. I tillegg krever byggherren dagmulkt frem til overtakelse. Entreprenøren på sin side anfører at kontraktsarbeidet for lengst er overtatt til tross for at partene ikke har holdt overtakelsesforretning. Men entreprenøren risikerer å få lite ut av et søksmål dersom han taper i spørsmålet om overtakelse er gjennomført.
Det kan lett skje at entreprenøren taper i dette spørsmålet dersom situasjonen er slik at entreprenøren ikke har vært fullstendig ferdig med kontraktsarbeidet på det tidspunkt han mener overtakelse har skjedd. Uansett vil uklarheter rundt overtakelse lett gå utover entreprenøren om han ikke har sørget for å overholde reglene. Entreprenøren må ikke glemme at det som den altoverskyggende hovedregel er slik at han trenger byggherrens signatur i en protokoll før overtakelse anses å ha funnet sted. Er det ikke utarbeidet en protokoll kan byggherren lett høres med at han heller ikke har hatt muligheten til å nekte overtakelse. Bakgrunnen for reglene om overtakelse er at man enkelt skal kunne konstatere overtakelsestidspunktet nettopp fordi tidspunktet er av stor betydning for øvrige plikter og rettigheter i avtalen. Nedenfor følger en kort oversikt over de viktigste virkningene av overtakelse.
Dagmulkt slutter å løpe ved overtakelse. Dersom det blir forskyvninger i overtakelsestidspunktet på grunn av forhold hos byggherren, er det derfor viktig at entreprenøren får bekreftelse fra byggherren på at dagmulkt ikke kan beregnes i denne perioden. Alt for ofte glemmer entreprenøren å reflektere over hvilke konsekvenser slik utsatt overtakelse vil få.
Risikoen går over fra entreprenøren til byggherren ved overtakelse. Utsettes bygget for brann eller skades på annen måte etter overtakelse, er det byggherrens risiko. Likeledes dersom bygget påfører andre skade, f.eks. ved ras fra tak eller fall i en trapp.
Forsikringer av kontraktsarbeidet kan sies opp av entreprenøren ved overtakelse. Overtakelse markerer således tidspunktet for når entreprenørens plikter til å holde kontraktsarbeidet forsikret opphører.
Reklamasjons- og foreldelsesfrister starter sitt løp ved overtakelse. Når kontraktsarbeidet først er overtatt hjelper det lite med hensyn til de ordinære reklamasjons- og foreldelsesfrister at byggherren i realiteten ikke har hatt mulighet til å oppdage mangelen fordi han ikke har sikret seg tilstrekkelig kontroll over kontraktsarbeidet eller ikke har tatt kontraktsarbeidet i bruk. Overtakelse utløser samtidig nettopp byggherrens rett til å ta kontraktsarbeidet i bruk.
Sluttoppstilling med sluttfaktura kan og skal sendes av entreprenøren etter overtakelse innen fastsatt frist. Byggherrens mottak av sluttfaktura utløser igjen plikten til å betale og å fremsette eventuelle innsigelser og krav fra byggherren. Spørsmålene som oppstår er ikke bare om byggherren har gjort sine innsigelser gjeldende innenfor fristen, eller om det som er sendt er å anse som en sluttfaktura. Ofte må man også vurdere om det i det hele tatt var anledning til å sende sluttfaktura. Har overtakelse ikke skjedd, var det heller ikke adgang til å sende sluttfaktura.
Ovenfor er fremhevet viktigheten av å gjennomføre overtakelsesforretning med protokoll, og hvilke virkninger som følger av overtakelse. Entreprenørens ansvar for å gjennomføre overtakelsesforretning blir enkelte ganger glemt av entreprenøren selv. Bygget er ferdig og byggherren har opplyst at han er fornøyd. Først en god stund etterpå kommer spørsmålet om bygget egentlig var overtatt opp og når dette i tilfelle skjedde. Entreprenøren bør da ha fulgt reglene om overtakelse i den aktuelle NS. Det gjøres særskilt oppmerksom på at den situasjon at byggherren har tatt kontraktsarbeidet i bruk, ikke er å anse som overtakelse etter nyere norske standarder.
