I aksje- og allmennaksjeselskaper skal det avholdes ordinær generalforsamling innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår, som for de aller fleste selskaper vil si innen utgangen av juni måned. På den ordinære generalforsamlingen behandles en rekke viktige saker – blant annet skal årsregnskapet, eventuell årsberetning og utdeling av utbytte godkjennes. Koronaviruset gir opphav til en rekke praktiske og juridiske spørsmål i denne forbindelse. Blant hovedspørsmålene er i hvilken utstrekning den ordinære generalforsamlingen kan avholdes uten fysisk møte og i hvilken utstrekning man kan benytte seg av elektroniske hjelpemidler. Nevnte problemstillinger gjør seg også gjeldende ved avholdelse av ekstraordinær generalforsamling og styremøter. Et annet sentralt spørsmål er hvordan koronaviruset påvirker selskapenes adgang til å dele ut utbytte. I denne artikkelen behandles disse og enkelte andre spørsmål.
Ordinær og ekstraordinær generalforsamling – deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler
I både aksje- og allmennaksjeselskaper kan det legges til rette for at aksjeeierne kan delta på ordinær og ekstraordinær generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Reglene som gir adgang til dette har betydning der generalforsamlingen i utgangspunktet skal holdes som fysisk møte, som er aksjelovgivningens hovedregel, og gir da den enkelte aksjeeier mulighet til å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler, for eksempel over telefon, Skype eller tilsvarende løsninger. Deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler vil i så fall likestilles med fysisk tilstedeværelse. Det betyr at aksjeeieren vil ha den samme muligheten til å følge forhandlingene, ta ordet og avgi stemme som de aksjeeierne som er tilstede i møtelokalet. Også en aksjeeiers fullmektig og/eller rådgiver kan delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Skal derimot generalforsamlingen holdes som en ren elektronisk generalforsamling, må dette skje etter reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling, som kun er en mulighet i ordinære aksjeselskaper, se nærmere om dette nedenfor.
I aksjeselskaper er utgangspunktet at aksjeeierne har rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Dette forutsetter imidlertid at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte og at styret ikke finner at det foreligger saklig grunn for å nekte, jf. asl. § 5-11 b første ledd. Ifølge lovens forarbeider må det foreligge tungtveiende grunner for å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske virkemidler. Ved anvendelsen av saklighetskravet må det tas utgangspunkt i at lovens utgangspunkt er at aksjeeierne har rett til elektronisk deltakelse, noe som forutsetter en plikt for styret til å legge til rette for dette. Dette innebærer at styret som ledd i forberedelsen av generalforsamlingen må sørge for at det på generalforsamlingen er utstyr som gjør det mulig for de aksjeeierne som måtte ønske det å delta på ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, herunder å følge debatten, å selv ta ordet og å avgi stemme. Systemet må dessuten være driftssikkert, slik at ikke generalforsamlingen må avbrytes eller at deltakerne faller ut på grunn av tekniske feil eller systembrudd. Selv om dette kan innebære en kostnad for selskapet, er ikke kostnadene alene tilstrekkelig grunn til å avskjære elektronisk deltakelse, så lenge kostnadene må anses som rimelige når det ses hen til selskapets størrelse, aksjeeierstruktur og de kostnadene fysisk tilstedeværelse vil påføre aksjeeierne, jf. Prop 112 L (2016-2017) s. 49. Tatt i betraktning den ekstraordinære situasjonen som har oppstått med koronaviruset, skal det nok særlig mye til for å kunne nekte en aksjeeier elektronisk deltakelse.
Det er uansett et selvstendig vilkår at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, noe som innebærer at selskapet må ha et system som på en pålitelig måte kan registrere hvilke aksjeeiere som deltar på generalforsamlingen og det antall stemmer og kapitalandeler de representerer. Systemet må dessuten på en pålitelig måte kunne registrere den enkelte deltakers stemmegivning og slå fast det endelige avstemningsresultatet. Er ikke slike systemer på plass, må elektronisk deltakelse nektes.
Det kan fastsettes nærmere krav til deltakelse ved elektroniske hjelpemidler i selskapets vedtekter, jf. asl. § 5-11 b første ledd tredje punktum. Videre kan det fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi skriftlig forhåndsstemme, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, samt nærmere krav til slik stemmegivning, jf. asl. § 5-11 b annet ledd.
I allmennaksjeselskaper er utgangspunktet at det hører under styrets skjønn å åpne for elektronisk deltakelse på generalforsamlingen, jf. asal. § 5-8 a. Dette gjelder med mindre noe annet følger av selskapets vedtekter. Etter bestemmelsens annet ledd første punktum er det et vilkår at generalforsamlingen kan avholdes på en forsvarlig måte med elektronisk deltakelse, og at det elektroniske systemet som brukes, sikrer at lovens krav til generalforsamlingen blir oppfylt. I dette ligger blant annet at det elektroniske systemet som styret velger, må være innrettet slik at aksjeeierne kan utøve rettighetene sine uhindret, det vil si å delta, å ta ordet og å avgi stemme. Etter bestemmelsens annet ledd annet punktum er det også her, som i aksjeselskaper, et krav at systemet sikrer at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Når det gjelder innholdet i vilkåret, vises det til det som står skrevet ovenfor. Videre stilles det krav om at «det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen». Noe tilsvarende krav følger ikke av aksjeloven. I forarbeidene er det likevel forutsatt at dette også gjelder for aksjeselskaper, men da slik at det omfattes av kravet om at «deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte», jf. NOU 2016: 22 s. 102.
Også i allmennaksjeselskaper kan det fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse i vedtektene, jf. asal. § 5-8 a tredje ledd.
Et særlig spørsmål er om selskapet kan nekte en aksjeeier å delta fysisk på generalforsamlingen, altså om aksjeeieren også kan ha en plikt til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Verken aksje- eller allmennaksjeloven inneholder bestemmelser som begrenser aksjeeierens møterett etter asl. § 5-2 første ledd, og inneholder heller ingen bestemmelser som gir hjemmel til å begrense møteretten i vedtektene. Som følge av den ekstraordinære situasjonen som har oppstått, kan det likevel ikke utelukkes at selskapet kan nekte en aksjeeier fysisk møterett. Forutsetningen må i så fall være at selskapet har lagt tilstrekkelig til rette for elektronisk deltakelse. Ellers kan et tiltak for å begrense fysisk oppmøte være å oppfordre aksjeeierne til å la seg representere av fullmektig, enten denne deltar fysisk eller ved hjelp av elektroniske virkemidler. For fullmektigens adgang til å delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler gjelder de samme reglene som for aksjeeierne, jf. Prop 112 L (2016-2017) s. 50.
Forenklet generalforsamlingsbehandling i aksjeselskaper – ren elektronisk generalforsamling
For aksjeselskaper åpner asl. § 5-7 for at både ordinær og ekstraordinær generalforsamling kan avholdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Noen tilsvarende mulighet er det ikke i allmennaksjeselskaper.
Asl. § 5-7 legger opp til at generalforsamlingen kan avholdes uten å følge de ordinære saksbehandlingsreglene i asl. §§ 5-8 til 5-16. Forutsetningen er at ingen av aksjeeierne motsetter seg slik behandling. I dette ligger det ikke at det er nødvendig å innhente eksplisitt samtykke fra samtlige aksjeeiere. Det er tilstrekkelig at selskapet på betryggende måte sikrer seg at ingen aksjeeiere motsetter seg forenklet generalforsamlingsbehandling, jf. Prop. 112 L (2016-2017) s. 105. Forutsetningen er at samtlige aksjeeiere forespørres og gis anledning til å motsette seg forslaget. Aksjeeierne må også gis en rimelig frist for å gi en eventuell tilbakemelding. I henvendelsen bør det dessuten opplyses om at manglende tilbakemelding oppfattes som at aksjeeieren ikke motsetter seg forenklet generalforsamlingsbehandling, jf. Prop L (2016-2017) s. 44. Selskapet bør videre opplyse om hvordan generalforsamlingen skal avvikles, for eksempel om den skal gjennomføres ved sirkulasjon av dokumenter, ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, herunder som telefon- eller videomøte, eller en kombinasjon av disse. Ellers krever loven at tilslutningen til forenklet generalforsamlingsbehandling må gjelde den enkelte sak som generalforsamlingen skal behandle. Forespørselen om forenklet generalforsamlingsbehandling må følgelig konkretisere hvilke saker som skal behandles.
Asl. § 5-7 stiller ikke nærmere krav til behandlingsformen utover at samtlige aksjeeiere må gis mulighet til å delta i behandlingen av saken på en egnet måte, jf. nr. 1. Bestemmelsen tar sikte på at generalforsamlingen kan avholdes uten at aksjeeierne fysisk møter hverandre. For eksempel kan skriftlig behandling kombineres med at aksjeeierne kontakter hverandre over telefon, gjennom videomøte eller på annen måte. Det fremgår uttrykkelig av bestemmelsens annet punktum at generalforsamlingen kan holdes ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Generelt gjelder en stor grad av fleksibilitet med tanke på behandlingsformen.
Etter asl. § 5-7 nr. 2 er det et ytterligere vilkår at styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor skal gis mulighet til å uttale seg om saken. Disse kan også kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte. Bestemmelsen forutsetter at de det gjelder får et varsel om generalforsamlingsbehandlingen, slik at de gis mulighet til å uttale seg, og til å kreve behandling i møte. Videre må bestemmelsen forstås slik at en eventuell uttalelse fra ledelsen eller revisor må gjøres kjent for aksjeeierne, slik at aksjeeierne kan ta hensyn til uttalelsen når de avgjør saken.
Etter asl. § 5-7 nr. 3 skal styreleder eller den generalforsamlingen velger til å lede generalforsamlingen, sørge for at det føres protokoll etter de særlige reglene i asl. § 5-7 a. De krav som stilles til protokollen etter til asl. § 5-7 a behandles ikke nærmere her. Det nevnes likevel at det er tilstrekkelig at protokollen signeres av styreleder eller den generalforsamlingen utpeker.
Kan ordinær generalforsamling utsettes?
Et særlig spørsmål er om selskapet kan utsette den ordinære generalforsamlingen, og eventuelt hvor lenge den kan utsettes. Dersom det allerede er sendt ut innkalling, har styret etter alminnelige regler en viss adgang til å tilbakekalle innkallingen. Dette forutsetter at det foreligger saklig grunn, noe som opplagt er tilfelle hvis årsaken er koronaviruset. I ordinære situasjoner er det ellers antatt at det er for sent å avlyse generalforsamlingen etter at aksjeeierne har ankommet møtestedet. Den ekstraordinære situasjonen gjør nok også her at utsettelse må aksepteres selv etter at aksjeeierne har ankommet møtestedet. Som nevnt er lovens utgangspunkt i asl. § 5-5 første ledd / asal. § 5-6 første ledd at ordinær generalforsamling skal avholdes innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår, som for de aller fleste selskaper vil si innen utgangen av juni måned. Utsettelse utover dette vil nok også kunne aksepteres, men da slik at den absolutte fristen for innsendelse av årsregnskapet etter regnskapsloven § 8-3, som er den 1. august, utgjør en ytre skranke.
Styremøter
Etter asl. / asal. § 6-24 første ledd kan styret treffe beslutning når mer enn halvdelen av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen. Dette innebærer at styret er vedtaksført selv om ikke alle styremedlemmene har anledning til å møte fysisk eller å delta i behandlingen på annen måte.
Som hovedregel skal styret behandle saker i møte, som vil si at styremedlemmene er fysisk samlet. Dette gjelder med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte, jf. asl. / asal. § 6-19 første ledd. Hva som skal til for å anse en alternativ behandlingsform som betryggende, vil kunne avhenge av sakens karakter. Bestemmelsen nevner uttrykkelig skriftlig behandling som et alternativ og forutsetter for så vidt at styret kan treffe vedtak ved sirkulasjon av saksdokumenter. Loven synes imidlertid å forutsette at behandlingsformer hvor styremedlemmene kommuniserer med hverandre samtidig, som fjernmøteteknikker ved hjelp av elektronisk kommunikasjon, er mer betryggende enn dokumentsirkulasjon alene, jf. NOU 1996: 3 s. 143. Loven krever ikke at samtlige styremedlemmer må delta på samme måte. F. eks. kan noen medlemmer delta per telefon, mens de øvrige sitter samlet i møte.
Etter asl. / asal. § 6-19 annet ledd er det ellers et krav at styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Dette innebærer at behandlingsformen, så langt det er mulig, bør legges opp slik at hvert enkelt styremedlem gis anledning til å fremføre sitt syn på saken overfor de andre styremedlemmene før avgjørelsen treffes, jf. NOU 1996: 3 s. 143.
Styremedlemmene og daglig leder kan imidlertid kreve møtebehandling, jf. asl. / asal. § 6-19 annet ledd annet punktum.
I allmennaksjeselskaper er det dessuten en særregel om at årsregnskap og årsberetning skal behandles i fysisk møte. Det samme gjelder ved fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte når dette hører under styret. Forutsatt at mer enn halvdelen av styrets medlemmer deltar, jf. asal. § 6-24 første ledd, vil lovens krav være oppfylt.
Særlig om utbytte
Koronaviruset har betydning for den makroøkonomiske situasjonen. I mange bransjer og næringer vil selskapers egenkapital og likviditet påvirkes negativt. Dette utfordrer så vel aksjeeiernes som samfunnets syn på utbytteutdeling. Dessuten utfordrer det selskapenes styrer, som har plikt til å vurdere forsvarligheten av å dele ut utbytte, nærmere bestemt hvorvidt selskapet etter utdelingen vil ha en forsvarlig egenkapital og likviditet, jf. asl. / asal. § 8-1 fjerde ledd. Vi oppfordrer selskapene til å ta forsvarlighetsvurderingen på særlig alvor under de foreliggende omstendigheter. Ut fra selskapets kapital- og likviditetssituasjon kan det være nærliggende å foreslå for den ordinære generalforsamlingen å utsette utdeling av utbytte til situasjonen kommer mer under kontroll. Det vil i så fall kunne besluttes å utdele ekstraordinært utbytte på et senere tidspunkt. Aksjelovgivningens regler om utdeling av utbytte på grunnlag av styrefullmakt og på grunnlag av mellombalanser legger også til rette for alternative løsninger.
NB! Nærings- og fiskeridepartementet har varslet i en pressemelding at de vil innføre midlertidige regler som gjør det enda enklere å gjennomføre møter digitalt.
Vi følger situasjonen.
