Arbeidsgivere bruker tester til å måle både personlighet, ferdigheter og evner hos jobbsøkere og egne ansatte. Dette er sensitiv informasjon og det stilles krav til bruk og oppbevaring av slike opplysninger.
Det blir stadig mer vanlig med tester i arbeidslivet. Søkere skal testes, ansatte skal testes og ikke minst ledere skal testes. Det finnes IQ-tester, EQ-tester, samarbeidstester og mye annet. Vi går ikke her inn på hvor godt testing fungerer i ulike sitasjoner, men ser nærmere på noen juridiske rammer testing må forholde seg til. Kan hvem som helst teste? Kan man pålegge arbeidstakere å bli testet? Hvilke innsynsregler gjelder for testresultater og hvordan kan testresultater brukes?
Testing av ansatte
Kan arbeidsgiver pålegge arbeidstakeren å avlegge en personlighetstest i et løpende, eksisterende ansettelsesforhold? Dette kan for eksempel være nyttig i forbindelse med sammensetning av et nytt team til et prosjekt. Svaret på spørsmålene vil være avhengig av testens innretning og hvilke spørsmål som stilles.
Dersom testen utelukkende er utformet som et hjelpeverktøy for å finne/sette sammen den beste og riktigste kompetansen eller kartlegge bedriftens eksisterende kompetanse, er det mulig å hevde at det vil ligge innenfor arbeidsgiverens styringsrett å pålegge arbeidstakeren å avlegge testen. Derimot kan det være mer tvilsomt om en ren personlighetstest er noe man kan bli pålagt. Her må svaret altså avhenge av hva slags test det er tale om.
Konsekvensen, dersom man anser det å ligge innenfor arbeidsgiverens styringsrett å pålegge arbeidstakeren å avlegge personlighetstesten, vil være at det er et pliktbrudd dersom arbeidstakeren nekter å avlegge testen, noe som igjen normalt vil kunne medbringe stillingsmessige konsekvenser for arbeidstakeren.
Bruk at tester ved nedbemanning
Tilsvarende kan man stille samme spørsmål i en nedbemanningssituasjon, hvor det er vanlig å kartlegge medarbeidernes kompetanse, for eksempel ved bruk av kartleggingsskjemaer og liknende. Arbeidsgivere må være ytterst varsom med å bruke det mot arbeidstakeren i nedbemanningsprosess at arbeidstakeren nekter å avlegge en personlighetstest/kompetansetest.
Ved testing av arbeidstakere i et løpende ansettelsesforhold, eller i en nedbemanningssituasjon, bør man utvise stor varsomhet og gjerne søke juridisk råd før igangsetting av testing.
Jobbsøker kan ikke pålegges testing
Hva så med personlighetstesting av jobbsøkere; kan arbeidsgiver kreve at jobbsøkerne tar personlighetstester?
Arbeidsgiveren kan be om, og henstille om, at arbeidstakeren gjennomfører en personlighetstest under et jobbintervju. Det er derimot ingen lovhjemmel som sier at arbeidsgiveren kan kreve at søkeren deltar. Arbeidstakeren har alltid mulighet til å si nei til en personlighetstest, men dette kan selvfølgelig innebære at arbeidstakeren ikke får jobben.
I og med at arbeidsgiveren ikke kan kreve at arbeidstakeren gjennomfører en personlighetstest, er det heller ikke noe krav om at det opplyses om at personlighetstest vil bli aktuelt for stillingen i stillingsutlysningen. For at arbeidssøkerne skal være forberedt på dette, og for å skille ut de søkerne som uansett ikke ønsker å avlegge personlighetstest, kan det imidlertid være hensiktsmessig å opplyse om dette allerede i stillingsutlysningen.
Kan spørre om mye – men ikke alt
Det finnes noen begrensninger med hensyn til hva arbeidsgiveren kan spørre om i en personlighetstest – på samme måte som det som gjelder i en intervjusituasjon. Arbeidsgiveren kan spørre om det som er relevant for stillingen arbeidstakeren har søkt på. I mange tilfeller åpner dette for at tester kan gå inn på søkerens personlighetstrekk og kvalifikasjoner. Men på samme måte som i et intervju, kan testen ikke gå inn på om søkeren er gravid eller vedkommendes seksuelle legning, om arbeidstakeren er fagorganisert eller arbeidstakerens politiske oppfatning.
Ingen lovbestemte krav til testerens kompetanse
I utgangspunktet stilles det ingen lovbestemte krav om kompetanse til de som utfører personlighetstestene i en intervjuprosess. Men mange testleverandører har egne sertifiseringsordninger for de som skal bruke verktøyene. Dette er bra, men det er også noe av kritikken mot noen testverktøy – nemlig at det er for enkelt å bli sertifisert.
Det Norske Veritas GL (DNV GL) har etablert en standard sertifiseringsmodell for rekrutteringspersonell, basert på avleggelse av en eksamen hos DNV GL. Eksamen må gjentas innenfor tre år for å beholde sertifiseringen. Hensikten, som er å høyne nivået og etablere en kvalitetssikring for personer som utfører rekrutteringsarbeid, kan være et prisverdig formål tatt i betraktning hvor dyrt det kan være å ansette feil person.
Testen og personvernet
Det er åpenbart at en personlighetstest vil frembringe et resultat som består av personopplysninger som er vernet av personopplysningsloven. I noen tilfeller kan testen avdekke det loven definerer som sensitive personopplysninger, men ikke alltid. Uansett vil de fleste arbeidstakere/jobbsøkere føle at et testresultat gir opplysninger om dem selv som de opplever som «følsomme». Eksempelvis vil det å bli definert som en innadvendt og nærtagende arbeidstaker med et tett forhold til sine egne følelser ikke alltid være noe man ønsker å dele med hvem som helst, fordi mange arbeidsgivere fremdeles leter etter den ekstroverte, robuste, aktive typen.
De som arbeider med testing må derfor, og med god grunn, sørge for at personopplysningslovens krav til informasjonssikkerhet overholdes. Resultatene av testen skal ikke tilflyte hvem som helst. De skal bare deles med de som har bestilt testen og som trenger å vite resultatet. Resultatene kan altså ikke deles med hvem som helst i organisasjonen og resultatene skal oppbevares på en forsvarlig måte. Den som tar testen skal få vite hvem som skal bruke resultatene av testen, og til hva. Hvis ikke, er det ikke mulig for vedkommende å ta stilling til om testen er noe han eller hun ønsker å medvirke til.
I denne sammenhengen er det viktig å skille mellom test av eksisterende ansatte og test av søkere. Søkere til en ny stilling kan ganske enkelt velge å la være å søke på en stilling hvor søkeprosessen involverer testing som de ikke liker, de har slik sett ganske stor valgfrihet hva gjelder å kunne si nei til en test. For en person som har vært ansatt lenge i en bedrift, vil det kanskje ikke være like enkelt å finne en annen jobb og det innebærer at bedriften ikke kan fremstille testing som noe alle må være med på. (Det kan de ofte uansett ikke rettslig sett, men noen bedrifter kjører hardt på at testing må gjennomføres.) I forhold til eksisterende ansatte, bør bedriftene derfor også tenke over alternative prosesser til testing, slik at man har alternative løsninger for ulike prosesser dersom noen ikke vil la seg teste.
Hvor lenge kan testresultat lagres?
Som det fremgår av det ovenstående, er det viktig at testeren er tydelig på hvordan opplysningene vil bli brukt. En annen ting som må kommuniseres klart, er hvor lenge opplysningene vil bli oppbevart. Lovens regel om oppbevaring er litt rund i kanten og sier at opplysningene skal slettes når de ikke lenger er «nødvendige». Det er ikke så lett å angi hva som er «nødvendig», men et utgangspunkt er det Datatilsynet angir som hovedregel for headhuntere: ett år.
Her vil det nok gjelde litt ulike regler avhengig av hva testen skal brukes til, men for headhuntere er det i alle fall slik at oppbevaring utover ett år krever tydelig samtykke fra søkeren. Det samme vil gjelde dersom headhunteren ønsker å bruke opplysningene overfor andre potensielle arbeidsgivere for søkeren. Det er jo ganske praktisk at man ønsker å beholde data om en søker som ikke får en jobb, for mulig bruk til andre arbeidsgivere. Det er helt i orden, men man må være tydelig på å innhente søkerens samtykke, ellers vil det å dele søkerens opplysninger med andre potensielle arbeidsgivere være en ulovlig utlevering av personopplysninger. Vi anbefaler ofte at slike samtykker til å oppbevare opplysningene for nye potensielle arbeidsgivere fornyes etter tre år.
Innsyn i testresultater
Et annet aspekt som får økende oppmerksomhet for tiden, er anledningen til å kreve innsyn i testresultater. Dersom det er arbeidsgiveren som foretar testene, gjelder alminnelige regler for innsyn i personopplysninger i en personalmappe. Arbeidstaker har rett til innsyn i egen personalmappe. Den som blir testet, kan bruke de samme reglene for innsyn i testresultater hos en headhunter. Krav om innsyn skal besvares i løpet av 30 dager.
Det er verdt å merke seg at det foreligger en unntaksmulighet for innsyn i personopplysningslovens § 23, tredje ledd, men den får bare anvendelse i noen ganske få tilfeller. Offentlige arbeidsgivere, og ikke minst headhuntere som tar oppdrag for det offentlige, skal derimot være klar over denne og de implikasjoner den får – samt at den slår litt forskjellig ut avhengig av avtalen mellom det offentlige og headhunteren. En headhunter som juridisk sett er databehandler for det offentlige i en rekruttering, kan ha anledning til å unnta mer fra innsyn enn en som behandler dataene som selvstendig behandlingsansvarlig. Hvilken rolle selskapet har, vil defineres ut fra oppdragsavtalen.
Hvor oppbevares opplysningene fra testen
I vår globaliserte verden, er det stadig vanligere at man lagrer informasjon på servere som står i utlandet. I noen tilfeller er arbeidsgiver klar over at man for eksempel sender testdata til et morselskap i USA, mens det i andre situasjoner er mindre åpenbart – for eksempel hvis man har en norsk leverandør av HR-data som bruker en utenlandsk testprosedyre med lagring i utlandet. Uansett så er det viktig at HR-folket vet at det å sende HR-data utenlands kan innebære flere personvernrettslige konsekvenser. Her har vi ikke plass til å gå inn på detaljene i dette, men det å lagre eller analysere HR-data i utlandet kan medføre en plikt til å opplyse den som blir testet om dette. Det kan medføre en plikt til å orientere Datatilsynet og i noen tilfeller vil det også innebære en søknadsplikt til Datatilsynet. Det er altså greit å vite hvor opplysningene behandles og hvor de havner.
