Ved avtaler om leie av bygg som skal oppføres vil det ikke være mulig å befare leieobjektet på avtaletidspunktet. Dette kan gjøre det utfordrende å utarbeide en avtale som dekker leietakers behov og ønsket funksjonalitet. Ofte inngås slike leieavtaler flere år før leieobjektet kan tas i bruk av leietaker og leietakers ønsker og behov kan også endres i tiden mellom avtaleinngåelse og overtakelse. Dette er særlig aktuelt i disse dager hvor vi har levd med hjemmekontor i lang tid og man stadig forsøker å finne frem til hva som skal være den nye normalen. Både leietakers totale arealbehov og ikke minst fordeling av arbeidssoner, sosiale soner, stillerom, mv kan endres betydelig.
Slike situasjoner kan også være utfordrende for utleiere. Mange leiekontrakter inngås på et tidlig tidspunkt hvor man ikke har påbegynt detaljprosjektering og det kan bli behov for å gjøre endringer ved leieobjektet. I mange tilfeller kan det også være usikkert om leieobjektet kan bygges som planlagt og når leieobjektet kan bli ferdigstilt. Utfordringer knyttet til fremdrift og ferdigstillelsestidspunkt har blitt særlig aktuelt den siste tiden. Dette blant annet som følge av krigen i Ukraina.
Standard leieavtale for bygg under oppføring/rehabilitering, som utgis av Norsk Eiendom, Forum for næringsmeglere og Norges Eiendomsmeglerforbund, er et godt hjelpemiddel i slike prosjekter. Standardavtalen inneholder forslag til bestemmelser om arealoppmåling, bestemmelser om endring i kravspesifikasjonen, utsatt overtakelse og dagmulktsbestemmelser. Forslagene er gode utgangspunkt, men det er viktig å merke seg at denne kontraktstypen nesten alltid fordrer skreddersøm.
Leieobjektets kravspesifikasjon er helt sentral ved leie av rehabiliterte eller nye lokaler og må skreddersys prosjektet. Kravspesifikasjonen danner rammen for leieobjektet og vil være styrende både for hva som vil være leietakers berettigede forventning og hva utleier plikter å levere. Samtidig vil kravspesifikasjonen være styrende for hva entreprenøren skal levere til utleier som byggherre. En godt gjennomarbeidet kravspesifikasjon vil redusere behovet for endringer underveis i prosjektet, og bidra til å holde kostnadene nede. Endringsarbeider prises normalt vesentlig høyere, enn om arbeidene hadde vært inkludert i den opprinnelige kravspesifikasjonen.
Det er særdeles viktig for utleier at det er «back-to-back» i entrepriseavtalen med de forpliktelser utleier har i leieavtalen. Utleier må også forsikre seg om at alle arbeider/leveranser i kravspesifikasjonen, kan leveres iht. offentligrettslige bygningstekniske krav. Dette særlig av hensyn til at slike offentligrettslige krav normalt er utleiers ansvar.
Bilaget om endringer i kravspesifikasjonen regulerer både utleiers og leietakers rettigheter i forbindelse med endringer, samt utleiers muligheter for å avvise endringsønsker. Endringsbilaget er søkt harmonisert med de vanligste entreprisestandardene, men det er likevel viktig at utleier ikke gir leietaker større rett til endringer enn utleier selv har i entrepriseavtalen. Endringsbilaget fastsetter også tids- og kostnadsmessige konsekvenser ved endringer, samt prosedyrer for endringer. Endringsbilaget som er vedlagt standarden, er et godt utgangspunkt. Man må likevel huske at hvert prosjekt er unikt, og at man derfor stort sett alltid må foreta tilpasninger. Utleier bør ha et bevisst forhold til om endringskostnaden skal betales som et engangsbeløp eller som et tilleggsbeløp i leietiden, da dette kan få betydning for eiendomsverdien. Ved vurderingen er det viktig å være klar over at periodiseringsreglene i merverdiavgiftsretten ofte setter skranker for hvordan faktureringen av endringsarbeider skal foretas.
I slike leieavtaler vil det oftest være nødvendig å innta forbehold. Det er viktig at forbehold er gjennomtenkt og tydelig formulert, både med tanke på innhold og konsekvenser dersom forbehold ikke løftes eller innfris.
Det er også viktig å ha skatte- og merverdiavgiftsmessige forhold for øye tidlig i prosessen, og at man velger seg ut en struktur ved oppstart av prosjektet. Etter vår erfaring er det for mange prosjekter som omorganiseres under byggeprosessen som gjør at store merverdiavgiftsbeløp enten tapes, eller at fradragene må tas gjennom en 10 års periode i stedet for løpende. Utleieselskapet påføres derved potensielt betydelige likviditetskostnader. Fradragsretten for merverdiavgiftskostnader på parkeringsplassene er også et viktig tema, da ikke alle leietakere driver virksomhet som gir utleier rett til fradrag. Kanskje kan fradragsretten oppnås ved å ta parkeringsplassene ut av det mva-unntatte leieforholdet og legges inn i en avgiftspliktig parkeringsvirksomhet?
Denne artikkelen er også publisert i Estate. Les mer her.
