Den 26. mai vedtok Stortinget midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19. Loven trådte i kraft samme dag og gjelder frem til 1. november 2020.
Loven gjør unntak fra kravet til fysiske møter i en rekke sammenslutningstyper, herunder aksje- og allmennaksjeselskaper, ansvarlige selskaper, stiftelser, samvirkeforetak mv. Videre innføres unntak som gjør at møteprotokoller kan signeres elektronisk (i aksje- og allmennaksjeselskaper eksisterer denne muligheten fra før), samt at aksje- og allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak kan fravike vedtektsfestede frister for å avholde ordinær generalforsamling/årsmøte.
Formålet med loven er å avhjelpe konsekvenser av utbruddet av covid-19 og pålegg og anbefalinger som myndighetene har fastsatt eller gitt for å hindre smittespredning. Loven erstatter de midlertidige forskriftene som ble vedtatt med hjemmel i den såkalte korona-loven, omtalt her, som nå er opphevet.
Dette er de viktigste unntaksreglene:
- Styrets leder kan beslutte at styremøter skal avholdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skriftlig eller på annen måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Behandlingsmåten skal være forsvarlig, og alle styremedlemmene skal så vidt mulig få delta i en samlet behandling av sakene som skal behandles. Dersom det avholdes fysisk styremøte, kan ethvert medlem kreve å få delta i møtet ved bruk av elektroniske hjelpemidler eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre i saker der disse har rett eller plikt til å delta.
- Styret kan beslutte at generalforsamling (tilsvarende for selskapsmøte/årsmøte/foretaksmøte osv. i andre sammenslutninger) skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Styret kan treffe slik beslutning dersom det anses nødvendig for å avholde generalforsamling. Styret skal sørge for at alle aksjeeiere kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte. Styret kan også fastsette nærmere krav til den praktiske gjennomføringen av generalforsamlingen. I innkallingen til generalforsamlingen skal det opplyses om fremgangsmåten for å delta og stemme. Styret skal også sørge for at revisor, daglig leder og andre som har rett eller plikt til å delta på generalforsamlingen, kan delta uten å være fysisk til stede.
- I aksje- og allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak med vedtektsfestet frist for å avholde ordinær generalforsamling/årsmøte, kan styret bestemme at fristen i asl. 5-5 (1) / asal. § 5-6 (1) / samvirkelova § 41 (1) – dvs. seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår, som for de aller fleste selskaper vil si innen utgangen av juni måned – skal gjelde i stedet for den vedtektsfestede fristen. Dette gjelder kun for ordinær generalforsamling/årsmøte i 2020.
- Møteprotokoller kan signeres elektronisk.
Se loven i sin helhet her.
