I KOFA sak 2026/1041 behandlet Klagenemnda en konkurranse med forhandling gjennomført av Ruter AS for anskaffelse av et flåtestyringssystem. Kontrakten skulle tildeles på grunnlag av beste forhold mellom pris og kvalitet, hvor pris var vektet 40 prosent og kvalitet 60 prosent.
Etter at leverandørene hadde demonstrert sine løsninger, vurderte Ruter at kvaliteten var tilstrekkelig opplyst. Oppdragsgiver besluttet derfor å sluttføre kvalitetsevalueringen og kun forhandle om pris. Leverandørene fikk samtidig tilbakemelding om hvordan de lå an på pris og samlet sett.
Klager, Vianova SAS, fikk beskjed om at tilbudet var «the most competitive on price» og at det var «the leading offer overall». Nivel AS, som senere vant konkurransen, fikk på sin side beskjed om at tilbudet lå i en mellomposisjon på pris og var svakest samlet. Etter reviderte pristilbud reduserte Nivel prisen betydelig, mens Vianova opprettholdt sin pris. Kontrakten ble deretter tildelt Nivel.
KOFA kom til at Ruter ikke hadde brutt regelverket. Det kan stilles spørsmål ved om dette er riktig. Uansett er avgjørelsen interessant fordi den tydeliggjør en krevende grense som det ikke er endelig avklart hvor går: Når er forhandlinger reelle, og hvor langt går oppdragsgivers veiledningsplikt?
Veiledningsplikten finnes – men hvor langt går den?
Etter anskaffelsesforskriften § 23-7 andre ledd skal oppdragsgiver som utgangspunkt forhandle med alle leverandørene, og forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudet. Videre følger det av anskaffelsesdirektivet artikkel 29 nummer 3 at forhandlingene skal ha som formål å forbedre tilbudene – med andre ord skal det være reelle forhandlinger.
Samtidig er det klart at oppdragsgiver ikke har plikt til å påpeke alle forhold som kan forbedres. Etter omstendighetene kan det likevel foreligge en plikt til å veilede om forhold som vil bli tillagt vesentlig eller avgjørende betydning i den etterfølgende tildelingen.
Veiledningsplikten er dermed ikke ubegrenset, men den er heller ikke fraværende. Den skal bidra til at forhandlingene faktisk gir leverandørene en reell mulighet til å forbedre tilbudene sine for å kunne nå opp i konkurransen. Spørsmålet er hva det egentlig innebærer.
Formelt likt – men reelt ulikt?
KOFA la i saken vekt på at alle leverandørene fikk samme type informasjon: egen relative posisjon på pris og samlet rangering. Nemnda mente også at alle leverandørene måtte forstå at rangeringen var foreløpig, og at de derfor hadde lik oppfordring til å levere sitt beste reviderte tilbud.
Selv om dette er et riktig utgangspunkt, må det også sees hen til at formelt lik informasjon kan ha ulik faktisk virkning. Opplysningene ga heller ikke et fullstendig bilde av leverandørenes posisjon i konkurransen da tilbakemeldingen ikke sa noe om styrkeforholdet mellom tilbudene med hensyn til kvalitet.
Vianova spurte uttrykkelig om selskapet også hadde høyest score på kvalitet, eller om en annen tilbyder var vurdert best på dette kriteriet. Ruter svarte at det ikke ble gitt separat bekreftelse på relative posisjoner under kvalitetskriteriet. Medførte dette at tilbakemeldingen ikke ble balansert nok?
Ved denne vurderingen må det sees hen til at kvalitet var vektet 60 prosent samtidig som leverandørene bare kunne påvirke konkurransen gjennom nytt pristilbud. I en slik situasjon er informasjon om kvalitetsposisjonen indirekte viktig for leverandørens prisstrategi. Dersom en leverandør vet at kvalitetsscoren ikke er best, eller at ledelsen samlet sett er sårbar, vil dette ha betydning for leverandørens prisstrategi i endelig tilbud.
Dette tilsier at det kan argumenteres for at veiledningsplikten tilsa at Ruter burde gitt Vianova informasjon om styrkeforholdet mellom tilbudene også med hensyn til kvalitetskriteriet. En slik tilbakemelding ville ha gitt leverandøren et mer realistisk bilde av konkurransesituasjonen og dermed større mulighet til å tilpasse siste tilbud til den reelle konkurransesituasjonen.
Prisforhandlinger i en kvalitetsvektet konkurranse
KOFA aksepterer i avgjørelsen at forhandlingene kun omfattet pris. Dette til tross for at kvalitet var det tyngst vektede kriteriet. KOFAs begrunnelse er at Ruter hadde vurdert tilbudene som tilstrekkelig opplyst på kvalitet, og fordi ytterligere kvalitetsforhandlinger neppe ville påvirket evalueringen.
Det er et praktisk forståelig standpunkt samtidig som det hadde kostet Ruter lite også å åpne for kvalitetsforbedringer og tilbakemeldinger på kvalitet. Slik hadde man unngått at konkurransen i sluttfasen fikk karakter av en ren prisrunde til tross for at kvalitet var det viktigste tildelingskriteriet.
I det minste bør det kunne kreves i en slik situasjon at leverandørene får et tilstrekkelig korrekt bilde av sin posisjon i konkurransen også på kvalitetskriteriet slik at leverandørene kan danne seg et bedre bilde av hva som faktisk kan bli avgjørende. Dette tilsier at Ruter også burde ha gitt tilbakemeldinger om hvordan leverandørene lå an på kvalitetskriteriet.
Bør KOFAs linje opprettholdes?
KOFA konkluderte med at Ruter ikke hadde brutt anskaffelsesregelverket. Ut fra resultatet i konkurransen hvor Nivel ser ut til å ha valgt «å dumpe» prisen betydelig i siste runde, kan resultatet til KOFA være forståelig. Slik utfallet faktisk ble, hadde det antagelig ikke hatt betydning om Ruter også hadde gitt tilbakemelding på leverandørenes posisjon på kvalitetskriteriet. Det mest interessante ved avgjørelsen er derfor ikke resultatet, men grensedragningen for veiledningsplikten.
Reelle forhandlinger bør tilsi at leverandørene får et tilstrekkelig klart og balansert bilde av hvilke forhold som faktisk kan avgjøre konkurransen. Det å få tilbakemelding på hvordan man ligger an på det kriteriet som veier tyngst, bør derfor omfattes av veiledningsplikten.
Det er også vanskelig å se at en oppdragsgiver tjener på å holde denne informasjonen tilbake i forhandlingssituasjonen sett hen til at oppdragsgivers mål må være å ende med det beste tilbudet totalt sett, jf. regelverkets formål om effektive anskaffelser. I denne saken kan det derfor argumenteres for at Ruter burde ha veiledet noe mer. Det ville etter mitt syn vært mer i tråd med formålet bak kravet til reelle forhandlinger.
Teksten er også publisert i anskaffelser24.no
