Standard leieavtale for lokaler, som utgis av Norsk Eiendom, Forum for næringsmeglere og Norges Eiendomsmeglerforbund, fastsetter at leietaker skal betale en andel av eiendommens felleskostnader i tillegg til leien. Dette er i samsvar med vanlig praksis i næringsleieforhold. Leietaker betaler et akontobeløp til dekning av de felleskostnadene utleier forventer vil påløpe og det skal foretas en avregning innen 30. april påfølgende år. Akontobeløpet skal være basert på et budsjett utarbeidet av utleier.
Den nye veilederen er tilpasset siste versjon av standard leieavtale for brukte/«som de er» lokaler som ble lansert våren 2022, hvor det var flere endringer fra standardavtalen fra 2019. Den nye veilederen gir også informasjon om kantineordningers betydning for felleskostnadene.
Vi erfarer dessverre at det fortsatt er et stykke å gå før hele eiendomsbransjen har en ensartet praksis for hvordan felleskostnader håndteres. Vi har blant annet mottatt tilbakemeldinger fra leietakersiden om at en del leietakere opplever det utfordrende å få informasjon om hvilke kostnader som er belastet felleskostnadene og hvorledes kostnadene er fordelt. Vi mener det er uheldig at enkelte leietakere opplever dette. Dette er lite oversiktlig for leietakerne og kan i ytterste konsekvens medføre tvister og utfordre eiendomsbransjens omdømme. Etter vårt syn skal felleskostnader, regnskap og avregning være basert på et åpen-bok-prinsipp. Transparens er særlig viktig i disse krevende tider med høye kostnader. Det må forventes at leietakerne også som følge av dette vil vie en økt oppmerksomhet til felleskostnadene og avregningen av disse.
Leietakere kan kreve at utleier hvert år legger frem regnskap som viser at kostnadene foreligger, kostnadsnivået og kostnadsfordelingen. Materialet må overleveres i en form som gjør det mulig for leietaker å kontrollere tilleggsregninger uten uforholdsmessige anstrengelser. Dette er beskrevet i veilederen hvor det også er inntatt konkrete eksempler på hva budsjetter og avregninger minimum bør inneholde av informasjon. Eksemplene viser hva som minimum forventes for å følge beste praksis og mange opplever det fordelaktig med mer informasjon for å gjøre det lettere for leietakerne å sette seg inn i felleskostnadsavregningene og for å unngå misforståelser og diskusjoner.
Vi anbefaler at utleier ved kommende avregning inntar en forklarende kommentar til leietakerne. Det følger av felleskostnadsveilederen at ved betydelige avvik mellom akontobetaling og beløp, skal det også opplyses om bakgrunnen for avviket.
Vi mener det også er viktig at utleierne sikrer seg at budsjetter og akontobeløp for 2023 er tilpasset dagens situasjon og forventet kostnadsutvikling. Dersom det anses sannsynlig at det vil bli betydelige avvik mellom faktiske og budsjetterte kostnader, skal leietakerne varsles og utleier skal opplyse om bakgrunnen for avviket. Ved betydelige avvik bør det også vurderes om akontobeløpet skal endres for de kommende betalingene resten av kalenderåret.
Utleier også vurdere om leietakers husleiegaranti/depositumsbeløp ut ifra en helhetsvurdering anses tilfredsstillende eller om sikkerheten bør økes.
Vi oppfordrer bransjen til å følge de felles retningslinjer som veilederen gir for å sikre en enhetlig forståelse for hva som er felleskostnader i næringsbygg og hvordan disse skal fordeles. På denne måten vil både utleier og leietaker få en mest mulig komplett oversikt over de praktiske og økonomiske konsekvensene som følger av leieforholdet.
Den første versjonen av veilederen kom i 2016 og en lagmannsrettsdom fra 2021 viser at domstolen ser til veilederen ved rettstvister. Dette viser at veilederen allerede etter få år har fått en stor betydning og vi oppfordrer alle eiendomsaktører til å følge veilederen.
Veilederen er utarbeidet i norsk og engelsk versjon.
Den norsk versjonen finner du her.
Den engelsk versjonen finner du her.
Den nye veilederen er også omtalt på nettsidene til Norsk Eiendom og Estate.
