Enten det er en situasjon hvor en ansatt over tid ikke har fungert tilfredsstillende eller det er behov for å foreta organisasjonstilpasninger og kostnadsbesparelser, kan det å tilby en sluttavtale være et bedre alternativ enn å iverksette en formell oppsigelsesprosess. Riktig bruk av sluttavtaler kan bidra til en ryddig og forutsigbar avslutning for begge parter.
Samtidig ser vi i praksis at feil i prosess eller formuleringer i sluttavtalen kan få store konsekvenser. Nedenfor gjennomgår vi hva arbeidsgivere særlig bør være oppmerksomme på ved inngåelse av sluttavtaler.
Frivillighet er et grunnleggende krav
Det viktigste utgangspunktet er at en sluttavtale skal være frivillig. Arbeidstaker må selv ønske å inngå avtalen.
For arbeidsgiver betyr dette at man bør gå frem på en varsom og strukturert måte. Før en sluttavtale konkretiseres, bør man søke å avklare om dette er en løsning arbeidstakeren i det hele tatt er villig til å vurdere.
Der bakgrunnen er forhold ved arbeidstakeren, for eksempel at vedkommende ikke fungerer tilfredsstillende, leverer svake resultater eller er vanskelig å samarbeide med, vil det ofte være naturlig å ta dette opp i en oppfølgingssamtale. I slike samtaler bør man presentere og drøfte ulike alternativer, som tettere oppfølging, opplæring eller tilrettelegging – og eventuelt sluttavtale som én av flere muligheter.
En typisk fallgruve er å gå for raskt frem, for eksempel ved å presentere en ferdig sluttavtale i første oppfølgingssamtale. Dette kan oppleves som press, føre til at konfliktnivået øker og i verste fall svekke avtalens gyldighet og arbeidsgivers posisjon i en eventuell senere oppsigelsessak.
Som arbeidsrettsadvokater møter vi ofte ledere som mener de kjenner sine ansatte godt, og som er sikre på at vedkommende ikke vil «lage bråk» eller motsette seg en sluttavtale. I noen tilfeller stemmer dette. Vår erfaring er imidlertid at det langt oftere slår motsatt ut.
Når prosessen undervurderes på denne måten, øker konfliktnivået gjerne fra start. Det kan igjen føre til mer krevende forhandlinger og høyere kostnader enn først forutsatt. I verste fall ender man uten en løsning, og må fortsette arbeidsforholdet etter en prosess som har svekket tilliten på begge sider.
Vårt klare råd er derfor å bruke litt tid i denne innledende fasen. Gjerne ha flere samtaler med den ansatte før en sluttavtale presenteres, og iverksett gjerne et oppfølgingsløp parallelt med dette.
Forhandlinger: Stor avtalefrihet – men noen grenser
Når det er avklart at arbeidstaker er åpen for en sluttavtale, går man normalt over i en forhandlingsfase.
Partene har i utgangspunktet stor frihet til å avtale innholdet, så lenge det ikke strider mot ufravikelig lovgivning eller fremstår som urimelig (mangel på balanse mellom rettigheter og plikter i avtalen). Typiske temaer i forhandlingene vil være:
- størrelsen på sluttvederlaget
- opphørstidspunkt og fratredelsestidspunkt
- arbeidsplikt i perioden frem til opphør
- håndtering av ferie og feriepenger
- konfidensialitet
Et spørsmål som ofte oppstår, er hvordan bakgrunnen for fratreden skal beskrives i avtalen.
Noen arbeidstakere – og til tider også rådgivere – foreslår at man skriver at alternativet til sluttavtale ville vært oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold, selv om det i realiteten er forhold ved arbeidstakeren som ligger til grunn. Vi fraråder sterkt å skrive at alternativet ville vært oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold dersom dette ikke er korrekt.
Bakgrunnen for fratreden har betydning for arbeidstakerens rett til dagpenger. Hovedregelen er at oppsigelse eller slutt som skyldes virksomhetens forhold, som nedbemanning eller andre driftsmessige grunner, normalt gir rett til dagpenger fra NAV når de vanlige vilkårene ellers er oppfylt. Hvis arbeidstaker derimot selv avslutter arbeidsforholdet uten rimelig grunn, eller slutter på grunn av egne forhold, kan NAV legge inn ventetid/karantene før dagpenger kan utbetales.
En uriktig fremstilling kan innebære at arbeidsgiver medvirker til trygdesvindel, noe som selvsagt er alvorlig og potensielt straffbart.
Det er også viktig å regulere hva som skjer etter at avtalen er inngått. Vi anbefaler at det tas inn en bestemmelse om at sluttavtalen utgjør et fullt og endelig oppgjør mellom partene. En slik klausul bør presisere at partene ikke har ytterligere krav mot hverandre utover det som følger av avtalen, og at arbeidstaker som utgangspunkt gir avkall på retten til å reise søksmål knyttet til arbeidsforholdet og dets avslutning.
Formålet er å redusere risikoen for etterfølgende tvister. Samtidig er det viktig at arbeidstaker får tilstrekkelig tid og grunnlag til å forstå hva en slik bestemmelse innebærer.
Utforming av avtalen – unngå uklarheter
En annen vanlig kilde til konflikt er uklare eller mangelfulle formuleringer i sluttavtalen. Sluttavtalen bør derfor tydelig regulere de sentrale forholdene ved fratreden, blant annet:
- dato for siste arbeidsdag, og skillet mellom opphørstidspunkt og fratredelsestidspunkt
- om arbeidstaker skal arbeide frem til opphørstidspunktet eller fritas for arbeidsplikt
- om det skal beregnes feriepenger og pensjon av sluttvederlaget
- om det skal gjøres avkortning i sluttvederlaget for eventuell annen inntekt
- hvordan ferie og feriepenger håndteres
- hvordan fratreden skal kommuniseres internt og eksternt
- skattemessige konsekvenser av ytelsene
- konfidensialitet
- håndtering av eventuell konkurranseklausul i arbeidsavtalen
- eventuelt bortfall av fortrinnsrett ved nedbemanning
Det er også god praksis å gi arbeidstaker rimelig betenkningstid og oppfordre til å innhente uavhengig rådgivning.
Oppsummert: Ikke se på sluttavtalen som en «enkel løsning»
Den største fallgruven er å betrakte sluttavtalen som en rask og lettvint løsning, og ikke være nøye med fremgangsmåten eller formuleringene i avtalen.
En sluttavtale må tåle etterprøving – både juridisk og faktisk. Det innebærer at arbeidsgiver må være ærlig om bakgrunnen, sørge for en ryddig prosess og bruke tilstrekkelig tid på presise formuleringer.
Gjennomføres prosessen riktig, kan sluttavtaler være et nyttig verktøy for begge parter. Gjennomføres den feil, kan konsekvensene bli både kostbare og tidkrevende.
Har du spørsmål om sluttavtaler eller behov for bistand i en konkret sak? Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende vurdering.
