Det er viktig med en god regulering i avtaleverket ved leietakers installasjoner i spesielle lager- og logistikkbygg.
Leietakers installasjonsarbeider i blant annet automatlagre og datasentre er kompliserte og har ofte et vesentlig større omfang enn tradisjonelle leietakertilpasninger. Enkelte ganger er leietakers egne innredningsarbeider av større verdi enn selve bygget. Når leietakers arbeider i tillegg skal gjøres før overtakelse, er det ofte en realitet at leietakers og utleiers entreprenører kan snuble i beina på hverandre. Dette krever en tilfredsstillende regulering i avtaleverket.
Mangelfull kontraktsregulering – risiko for utleier
Gjennomføring av et byggeprosjekt der leietaker skal inn med betydelige installasjoner, og gjerne før overtakelse, kan være utfordrende. I praksis er vårt inntrykk at ny teknologi og nye løsninger også medfører økt tilstedeværelse på byggeplassen av utenlandsk personell og firmaer som ikke er kjent med norske arbeidsforhold og regelverket norske byggherrer og entreprenører må forholde seg til. Ikke sjelden erfarer vi også at leietaker har inngått avtaler om leveranse av utstyr og installasjoner til leieobjektet som har mangelfull regulering hva gjelder selve installasjonen av utstyret og de krav som gjelder på bygge- og anleggsplasser. Typisk vil leietaker være opptatt av spesifikasjonen på reoler, automatisering og øvrige produktegenskaper til sine installasjoner og mindre opptatt av hvordan arbeidene med installeringen skal utføres.
Vårt inntrykk er at kompleksiteten og omfanget av leietakers arbeider ofte ikke gjenspeiles i leieavtalene. Dette skyldes nok trolig at både byggherren og leietaker undervurderer omfanget av leietakerinstallasjoner, og hvilke utfordringer utleiers entreprenør kan få når leietaker og leietakers entreprenører og leverandører gis tilgang til byggeplassen før leietakers overtakelse av leieobjektet.
Som byggherre er det utleier som sitter med det øverste ansvaret for at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) på byggeplassen blir ivaretatt. Mange byggherrer har etter hvert fått øynene opp for at de har et byggherreansvar de ikke får veltet over på entreprenøren. I situasjoner med utstrakt tilstedeværelse av leietakers egne entreprenører/leverandører på byggeplassen, kan det oppstå utfordringer både når det gjelder fremdrift og ivaretakelse av SHA.
De nye standard leiekontraktene
I forbindelse med utarbeidelse av de siste utgavene av standard leieavtalene for utleie av næringseiendom, som ble lansert i januar 2019, var økt omfang og kompleksitet på leietakertilpasninger før overtakelse et av temaene som ble diskutert. Dette resulterte i at det i standard leieavtale for nytt/rehabilitert bygg under oppføring, er inntatt et forslag til to alternative reguleringer om leietakers tilgang til leieobjektet før overtakelse, hvorav en regulering for mindre innredningsarbeider og en for større installasjonsarbeider. Formålet med reguleringen er bevisstgjøre partene, og særlig utleier på byggherreansvaret som utleier har i henhold til byggherreforskriften. Det mange utleiere glemmer å tenke på at er at de har byggherreansvaret som følger av byggherreforskriften, også for leietakers innrednings- og installasjonsarbeider som utføres før overtakelse.
I den alternative reguleringen er det inntatt forslag til bestemmelser som blant annet omfatter i) på hvilket tidspunkt leietaker skal gis tilgang til lokalene, ii) krav til samordning av arbeidene, iii) krav til samhandling for å sikre at SHA blir ivaretatt, iv) krav til at alle arbeidstakerne har eget HMS kort, v) krav om at arbeidene skal være i samsvar med lover, forskrifter og offentlige vedtak, samt at ansvarsforholdene er regulert.
Teksten i standardavtalen er en minimumsversjon på disse områdene. Det kan ikke understrekes nok at det i hvert enkelt prosjekt må vurderes om det er behov for mer utdypende regulering.
Erfaringer fra prosjekter
Fra entreprensiden har vi fått innspill på at praktisk håndtering av krav til SHA og HMS (Helse, miljø og sikkerhet) ofte er vanskelig selv om det er stilt krav i leieavtalen. De fleste entreprenører som er pålagt byggeplassadministrasjon tar dette svært alvorlig, og stiller med rette krav til samhandling og dialog med leietakeren og dennes leverandører. Det følger også av arbeidsmiljøloven at virksomhetene på byggeplassen skal samarbeide om et forsvarlig arbeidsmiljø. Hovedbedriften, som gjerne er utleiers entreprenør og kontraktspart, har dessuten ansvar for samordningen av de enkelte virksomheters HMS-arbeid. Erfaringen er imidlertid ofte at leietaker selv i liten grad er tilstede og dessuten har inngått avtaler med sine leverandører som ikke regulerer forhold på byggeplassen. Utleiers entreprenør bruker i slike situasjoner ofte mer tid og krefter enn forutsatt på oppfølging av aktørene som er engasjert av leietaker.
I praksis ser vi ofte at det er et tomrom mellom leieavtalen, entrepriseavtalen og avtalene leietaker har med sine leverandører. Ved inngåelse av leieavtale tenker man typisk at den praktiske håndteringen på byggeplass mv. må håndteres i andre avtaler enn leieavtalen. Ikke sjelden ser vi imidlertid at leietaker inngår avtaler knyttet til leietakerinstallasjoner som mangler bestemmelser knyttet til samhandling og ivaretakelse av SHA, HMS mv.
I tiden fremover tror vi det i større utstrekning enn i dag vil stilles krav til at avtalene leietaker inngår med sine entreprenører og leverandører har et innhold som tydeliggjør deres forpliktelser ved gjennomføring av leietakertilpasninger. Blant annet ser vi for oss at flere kontrakter vil inneholde tydeligere regulering av hvilke krav byggherren og dennes entreprenør kan stille i forbindelse med den daglige driften på byggeplassen, ikke bare i forbindelse med ovennevnte forhold, men også når det gjelder annen praktisk oppfølging så som orden og renhold, byggeplassrengjøring mv.
Artikkel publisert i Estate Nyheter.
